Conserver au sein d'un service les connaissances des partants

La phase de transfert : la capitalisation n'a d'intérêt pour le service que s'il bénéficie aux agents de la structure (éventuellement à un réseau...). La transmission des connaissances ou des savoir-faire de celui qui capitalise à ceux qui en sont les destinataires peut prendre des formes différentes.

Quelques mesures simples sont présentées dans les pages qui suivent afin d'enclencher ce processus de capitalisation. Il ne s'agit pas de toutes les mettre en oeuvre (la démarche serait très lourde) mais de choisir dans ce panel les méthodes et les outils les plus adaptés à la situation rencontrée.

Le départ d'un agent porteur d'une partie des connaissances d'un service est un moment clef par la prise de conscience qui se créée à ce moment-là ; il est cependant nécessaire de se préoccuper de capitalisation en permanence et d'intégrer cette dimension dans le fonctionnement quotidien du service.

Mettre en place une " banque de données interne " efficace, c'est mettre à disposition l'information " vivante " : celle qui permet à l'équipe d'assurer ses missions (manuels de procédures, ouvrages, documents de référence, exemples de productions réalisées, documents de capitalisation...).

Dresser un bilan avec l'agent chargé de capitaliser et de transférer des connaissances ainsi qu'avec les destinataires du transfert afin de recueillir leur avis sur la démarche suivie (points forts, points faibles, pistes d'améliorations possibles, afin d'approfondir les démarches de capitalisation suivantes...).