Les différentes phases d'une réunion de travail

Définir les objectifs de la réunion avec rigueur est certainement le point le plus important et le plus difficile que rencontre tout animateur.

Un objectif correctement rédigé évite au groupe de s'égarer et permet à l'animateur de recentrer les débats lorsqu'il constate une dérive du groupe.

Ce nombre est déterminé par la finalité de la réunion. Deux cas relativement opposés peuvent se rencontrer : la réunion d'information : une personne parle, les autres écoutent et posent des questions à tour de rôle ;

La réunion de résolution de problème : la progression vers l'objectif se fait à partir des échanges entre les participants.

Dans le premier cas de figure, le nombre de participants peut être élevé (une quarantaine) ; dans le deuxième, par contre, il n'est pas souhaitable de dépasser 10 à 12 personnes ; au-delà de ce chiffre : l'animateur risque de ne plus maîtriser le groupe ; des sous-groupes vont se constituer ; tout le monde ne pourra pas se faire entendre (situation génératrice de tensions).

Entre ces deux extrêmes, l'éventail des réunions est relativement ouvert. Il appartient à l'animateur d'identifier le nombre le plus pertinent de participants.

Il est souhaitable d'éviter les veilles de départ ou les retours de vacances, si l'on souhaite avoir des participants véritablement concentrés sur leur sujet.

Les participants à la réunion s'adressent parfois à l'animateur pour lui demander des précisions sur le travail à réaliser. Celui-ci a tout intérêt à répondre aux questions qui lui sont posées pour aplanir les difficultés rencontrées, voire même à apaiser certaines craintes.

Une bonne connaissance des personnes permet souvent d'anticiper les problèmes ou les conflits qui peuvent éclater entre des participants. L'animateur ne sera pas pris au dépourvu ; il pourra réguler la tension sans trop de difficultés.

La disposition spatiale des participants La disposition en fer à cheval permet à l'animateur de voir l'ensemble des membres du groupe et aux participants d'échanger entre eux.

L'animateur est responsable de la bonne marche du matériel audiovisuel utilisé (rétroprojecteurs, projecteurs, etc.) et de l'approvisionnement en fournitures (tableaux de papiers, feutres, etc.). Si les membres du groupe ne se connaissent pas, préparer des plaques d'identification.