Comment conduire et animer une réunion ?

Dans toutes les organisations sociales, les impératifs de fonctionnement exigent que se tiennent à, des périodes souvent prévues par les textes des réunions. Celles-ci sont indispensables au bon déroulement du système et doivent donc être bien organisées. Nous formulons dans cet article quelques principes de base qui pourront aider à bien organiser nos réunions.

Le président d'assemblée doit être soigneusement choisi. Il est chargé d'assurer la direction de la réunion, il doit connaître la procédure parlementaire et donner l'exemple en s'y conformant constamment. En tant que dirigeant d'assemblée, il doit comprendre les règlements et les politiques de l'organisation ainsi que les buts et l'objectif de la réunion

Les groupes peuvent se révéler très utiles dans le processus de prise de décision de grandes assemblées et pour inciter les participants à formuler des idées. On peut ainsi diviser l'assemblée en petits groupes de quatre à huit personnes qui examineront brièvement des questions qui leur auront été confiées. Une personne est chargée de consigner les conclusions du groupe. Les groupes présentent ensuite leurs idées à toute l'assemblée. Les solutions de rechange proposées aideront l'assemblée à résoudre des questions et prendre des décisions acceptables pour tous.

Il s'agit d'un procédé destiné à la production spontanée d'idées nombreuses et diversifiées, qui peuvent contribuer à trouver des solutions de rechange permettant de résoudre des questions et d'en arriver à une décision.

Choisissez une personne pour consigner toutes les idées sur un tableau de papier de manière à ce que tout le monde puisse les voir et à en conserver la liste; et après la séance, examinez la liste d'idées dans un esprit critique afin d'en dégager quatre ou cinq points ou thèmes cohérents. De plus, si la séance de remue-méninges se fait en petits groupes, dégagez de la même façon des thèmes des listes de chaque groupe.

La qualité d'une réunion dépend de celle de sa préparation. Ne faites pas l'impasse sur ce point, car au moment de la réunion, vous perdrez du temps et vous en ferez perdre aussi aux participants. Que cette réunion soit organisée pour vos collaborateurs, pour vos collègues, ou pour un client, préparer la réunion leur montre votre professionnalisme.

Quels seront les résultats pour les participants ou pour l'entreprise à l'issue de la réunion ? Rédigez la liste des participants. Demandez-vous de qui vous avez besoin pour atteindre le ou les objectifs posés lors de la réunion ? Attention, les 2/3 des participants doivent être concernés par l'ensemble des sujets abordés.