Un tableau de bord : pourquoi, pour qui et comment ?

Les cadres de premier niveau participent à l'exécution des plans d'actions et veillent à l'atteinte des résultats pour chacune des actions, en fonction d'une programmation opérationnelle de plus courte fréquence, nécessitant un suivi plus rapproché (mois, quinzaine, semaine).

Le choix et la définition des critères et indicateurs constituent une phase délicate, focalisant la plupart du temps l'attention des acteurs participant à la construction d'un tableau de bord. Même si cette phase demeure primordiale, elle ne doit pas occulter les autres étapes de la définition et de la construction d'un tableau de bord.

La définition des objectifs assignés au tableau de bord nécessite de porter un regard sur l'organisation au travers d'une analyse des activités. Cette dernière a pour objet de rendre compte, aussi fidèlement que possible, des activités telles qu'elles sont. Il convient, donc, de la distinguer clairement d'une planification qui viserait à se projeter dans les activités telles qu'elles devraient être.

Enfin, il convient de préciser qu'une analyse mal maîtrisée peut aboutir à faire perdre de vue les vrais enjeux, à s'égarer dans un excès de détails et, in fine, constituer une source de frustration pour l'ensemble d'une équipe, dont les membres seront ensuite fort peu enclins à revenir sur ce type de démarche.

Critères et indicateurs constituent le coeur du tableau de bord et leur choix est déterminant quant à la fiabilité de l'outil de pilotage mis en place. Ils sont complémentaires et permettent de vérifier le degré d'atteinte d'un objectif, ou d'évaluer les changements intervenus dans un contexte.

Le critère est le principe permettant de porter un jugement, de distinguer ce que l'on cherche à évaluer. Il doit être explicite, c'est-à-dire qu'il doit faire apparaître le fait qu'un processus ou qu'une action soit jugé efficient ou non. L'indicateur est une information permettant la mesure périodique d'une réalité par rapport à un critère prédéfini.

Un tableau de bord doit être le plus souvent constitué d'un petit nombre d'indicateurs de pilotage pour chaque décideur. En réalité, un acteur ne peut guère prendre en considération dans ses décisions plus de dix indicateurs. Par ailleurs, un tableau de bord doit être simple, afin d'être facile à manier, voire à modifier.