Animer une réunion de travail

Elles permettent de connaître la position d'une personne sur un sujet particulier (ex. : Quels sont les problèmes que vous avez identifiés ?). Ce type de questions présente l'avantage d'enclencher un échange et de recueillir des informations ; elles facilitent d'autre part le "dégel" du groupe et la prise de parole. L'animateur, en contrepartie, doit veiller à ce qu'un participant ne monopolise pas la parole par ce biais.

La reformulation consiste à résumer en quelques phrases l'intervention d'un participant. Ce résumé ne comporte pas de jugement de valeur, de déformation ou d'interprétation. C'est un condensé qui renvoie à quelqu'un ce qu'il vient d'exprimer. Si la reformulation est juste, la réponse est affirmative ; dans le cas contraire, le " reformulé " a la possibilité de préciser ou de développer sa pensée.

Une réunion est, par excellence, un lieu de confrontation des différences (de personnalités, d'expériences, de stratégies individuelles, etc.). Des conflits peuvent naître de cette situation. La régulation des tensions à l'intérieur d'un groupe est beaucoup plus difficile à gérer que la progression de la discussion ; elle demande de la part de l'animateur un doigté certain pour éviter l'escalade toujours possible ou les ruptures d'échanges.

Un groupe, pour sauvegarder son unité, a souvent tendance à refuser les évidences et à se comporter comme si un conflit n'existait pas. C'est à l'animateur d'attirer l'attention des participants sur les points de divergences et d'exprimer tout haut ce que pense (ou ressent) le groupe sans oser le formuler.

Les membres d'un groupe de travail assistent à une réunion avec des motivations et des stratégies parfois divergentes. Cette situation n'est pas négative en elle-même puisqu'elle est la raison d'être d'une réunion : la confrontation des expériences et des points de vue pour enrichir une décision et/ou résoudre un problème.

Sur l'ambiance générale du groupe : Une personne qui présente son point de vue souhaite aller jusqu'au bout de son argumentation. Si on lui coupe la parole, elle se sentira frustrée et deviendra rapidement agressive si l'incident se reproduit. Beaucoup de conflits naissent de cette incapacité à laisser parler l'autre.