Maîtrise des documents (Procédure obligatoire) (procédure SDA)

Le Manuel sécurité des denrées alimentaires définit la stratégie et la politique sécurité des denrées alimentaires de notre organisme. Chaque procédure définit une activité de notre organisme relative à une partie du système de management de la sécurité des denrées alimentaires. Les instructions sont les documents expliquant en détail comment sont accomplis par exemple l'analyse des dangers, l'évaluation des dangers, le plan HACCP et les résultats des audits internes. Les enregistrements servent à remplir la base de données et les actions à mener. Les documents externes et les normes sont gérés comme copies contrôlées "papier".

Le Manuel sécurité des denrées alimentaires, toutes les procédures, les instructions et les enregistrements sont disponibles sous forme papier. Toutes les copies "papier" sont considérées "hors contrôle", à moins qu'elles ne soient imprimées en "copie contrôlée", dans ce cas la gestion de l'édition de ce document est de la responsabilité de la personne ayant demandée cette copie contrôlée (tampon rouge). L'utilisation de copies non contrôlées dans l'atelier est formellement interdite. La copie, le changement et la modification de copies contrôlées ne sont pas permis, sauf cas exceptionnel (voir "Modification manuelle de documents"). La distribution de copies contrôlées à des parties externes doit être réduit à une quantité minimale. Les documents de niveau 4 (documents d'enregistrements) comme modèles, dessins, fiches suivi d'OF et autres qui n'ont pas de copies contrôlées doivent avoir le numéro d'indice du document (cf. la procédure "Maîtrise des enregistrements").

Le responsable HACCP écrit le Manuel sécurité des denrées alimentaires. Il est responsable des nouveaux indices. Sur demande une copie papier contrôlée est distribuée aux parties intéressées. Une liste des copies des manuels distribuées est mise à jour dans le fichier "Suivi des copies papier".

Les procédures sont toujours au dernier indice. Chaque procédure est identifiée par une codification unique, voir "Codification des documents". L'écriture d'une procédure concernant les activités d'un service est faite par celui qui dirige ce service. L'étendue et la précision de la procédure sont en correspondance avec la complexité des tâches à accomplir ainsi que les aptitudes des utilisateurs. La procédure donne des réponses aux questions suivantes : Qu'est ce qui doit être fait, quand, pourquoi et par qui pour que la tâche ou l'action soit menée à bien ? La préparation de la procédure est faite en équipe avec tous les membres du service concerné. L'auteur d'une procédure :

Les consignes d'identification d'une procédure et la mise en page sont présentées dans les instructions "Codification des documents" et "Modèle pour écrire une procédure". Autant que peut se faire, le déroulement des procédures s'effectue sous forme d'un synoptique normalisé (diagramme de flux). Au cas ou la constitution d'un synoptique deviendrait lourde et peu pratique, un mode de rédaction plus " traditionnelle " est adopté. La police de type Arial est préférable. La taille minimum de la police est 10 (sauf exception). La couleur du texte normal est noire. Seuls les passages importants peuvent être mis en gras ou colorés.

Chaque instruction est identifiée par une codification unique, voir "Codification des documents". Le modèle vierge et les instructions (comme par exemple les fiches de postes, instructions, consignes) sont soumis aux mêmes règles pour écrire, vérifier, approuver et distribuer un nouvel indice que celles pour les procédures.

Les documents d'enregistrement sont sous différentes formes (tableaux, diagrammes, fiches, plans, formulaires). Chaque enregistrement est lié à une instruction d'une procédure. Il fournit la preuve des résultats des activités. Quand nécessaire une information sur la traçabilité est incluse.