Gestion des non-conformités (procédure obligatoire) (procédure qualité)

Dans le cas d'un tri ou d'une reprise en interne, le service qualité transmet les pièces accompagnées de la FTNC dûment remplie en fabrication. La fabrication remplit une feuille hors temps standard. Après tri, la Fabrication réintègre les pièces bonnes et modifie la quantité sur la FTNC pour les pièces mauvaises. Dans le cas d'une récupération des composants, la Fabrication récupère les composants récupérables définis sur la fiche de poste spécifique au produit fournie par le chef de projet (négocié avec le client), identifie les composants récupérés avec un point jaune et les utilise essentiellement pour les réparations. Une FTNC pour les composants et produits semi-finis non conformes est rééditée.

Une fois l'analyse faite, si le produit fini est réparable, le responsable qualité coche la colonne 1 sur la FTNC, fait une copie de celle-ci et la transmet au planificateur. Puis il dépose les produits finis accompagnés de la FTNC dûment remplie sur la palette "reprise" se trouvant dans le magasin 110. Le planificateur lance alors un OF de reprise en mettant la réservation du produit fini à 0 sur le magasin 110, et transmet l'ordre de reprise au chef de groupe. La fabrication répare alors le produit fini et le déclare sur l'O.F. dans le magasin 009. Si le produit fini est à détruire, le responsable qualité coche la colonne 4 sur la FTNC et dépose le produit fini sur la palette destruction aux expéditions.

Une fois l'analyse faite, le responsable qualité fait transiter les pièces accompagnées de la FTNC dûment remplie sur la zone Non Conforme Magasin. Le magasinier devra mettre à jour sa zone régulièrement. Après saisie informatique (voir fiche de poste), le magasinier valide la FTNC en apposant le tampon "MAGASIN Bon pour quantité Date" et en mettant ses initiales. S'il y a demande d'échange sur la FTNC, le magasinier procède à l'échange des articles et saisit la transaction informatique.

Le responsable qualité vient exploiter les non conformes dans la zone Non-Conforme Fabrication chaque semaine. En fonction de la gravité de la non-conformité, une démarche d'action corrective peut être initiée avec émission d'un rapport 8D (cf. Actions correctives). Dans le cas d'une non-conformité imputable au fournisseur, qui est aussi le client, le responsable qualité négocie la part de responsabilité du client, regroupe les éléments de surcoût. Il transmet alors le dossier au service Logistique pour un éventuel dédommagement. Dans le cas d'une non-conformité imputable à notre activité, le responsable qualité est responsable de mettre en place les actions correctives qui s'imposent, en collaboration avec les services concernés. Lorsqu'il s'agit d'un retour fournisseur, le responsable qualité rédige une Réclamation Qualité Fournisseur, négocie le retour avec le fournisseur et transmet aux Expéditions les non-conformités accompagnées de la FTNC dûment remplie, de la demande d'expédition et une copie de la réclamation. De plus, il donne une copie de la réclamation qualité fournisseur et du bon de livraison à la comptabilité en cas de facturation. L'original de la FTNC est archivé par les Expéditions. La Comptabilité vérifie qu'un acte comptable (note de débit, remplacement, destruction,) a bien accompagné ces produits et que cet acte est bien conforme aux renseignements portés sur la FTNC. Les données des FTNC saisies en informatique sont exploitées trimestriellement dans le COQ afin de suivre l'évolution des non-conformités internes et fournisseur et de mener les actions de fond nécessaires en cas de dérive.