Achats et fournisseurs (procédure SDA)

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Les commandes sont établies en 2 exemplaires (l'original + exemplaire accusé de réception) et validées par l'éditeur. Les commandes sont numérotées en automatique par le système informatique en ordre croissant. La commande comprend les délais de livraisons, les conditions de port, le mode et échéance de règlement ainsi que l'indice du cahier des charges pour les composants spécifiques et la norme en vigueur. La réglementation achats est imprimée derrière chaque commande. Chaque commande fait l'objet d'un accusé de réception confirmant la commande. Dans le cas où le service achats ne reçoit pas d'accusé de réception, celui-ci relance le fournisseur. Si ce dernier ne confirme pas la commande dans un délais de huit jours suivant la relance, le responsable achats prend une décision d'annuler la commande.


Les bordereaux de livraison (BL) originaux arrivent du service réception au service comptabilité où ils sont classés par numéro de lot (N° de bon de réception - BR). Les factures arrivent à la comptabilité en provenance du standard avec le tampon du jour. Pour les articles de type outils et équipements, la facture est validée par le service utilisateur après validation du bien. Le service comptabilité donne au service maintenance, le N° de code qui figurera physiquement sur l'équipement, et enregistre les informations (codes + libellés) dans les états comptables d'immobilisation. Les BL sont alors rapprochés des factures, en vérifiant la conformité de la facturation (prix, quantité...). Certaines factures ne font pas l'objet d'une commande (transports - prestations). Dans ce cas, la facture est validée par le responsable du budget et transmis au service comptabilité.


En cas d'anomalie de facturation > 15 Euros HT (écart prix, quantité...), le service comptabilité rédige le document "Anomalie Comptabilité" qu'il transmet au service concerné et bloque la facture en attente de réponse. Pour les commandes non franco, l'anomalie est déclenchée s'ils sont > 3 % du montant total et > 15 Euros. Le service concerné vérifie la raison de l'anomalie, mène les actions nécessaires pour résoudre le problème :


Si une anomalie arrive à la comptabilité en provenance du magasin (écart de quantité), ou si un bon de livraison pour retour à un fournisseur arrive du service expédition : il convient de rechercher le BL de réception correspondant afin d'en bloquer le paiement. Le BL sera débloqué en fonction des informations fournies par le service concerné par l'anomalie. Dans le cas d'un retour de produits à un fournisseur qui nous les a facturées, le service concerné par l'anomalie émet une note de débit au fournisseur ou demande une re livraison ou un avoir au fournisseur. Le service comptabilité en reçoit un double et règle le fournisseur en déduisant le montant de cette note de débit.


Le "Questionnaire d'évaluation fournisseur" est envoyé par le service achats, l'équipe HACCP ou le service qualité. Il permet de connaître la structure de l'entreprise et d'évaluer le système de management de la sécurité des aliments du fournisseur, ainsi que la maîtrise de l'environnement de ce dernier. A réception du questionnaire rempli par le fournisseur, le service achats analyse et note le questionnaire. En cas d'acceptation, le questionnaire rempli est donné à l'équipe HACCP et/ou qualité pour lancer l'étape suivante. Le questionnaire rempli est archivé dans le classeur fournisseurs sous forme papier. Pour les distributeurs et transporteurs la démarche d'approbation se termine à cette phase. Pour les transporteurs, la prestation peut évoluer extrêmement rapidement. Afin de pouvoir garantir les livraisons à nos clients à 100%, le service réception suit les transporteurs régulièrement.



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Date :

07/01/2013


Langue :

Français


Pages :

9


Consultations :

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Auteur : PQB


Editeur : PQB


Tags : ISO 22000, procédure, sécurité, denrées alimentaires, achats, fournisseurs
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