Guide pour l'élaboration d'un cahier des charges

Pour garantir le maximum de résultats et de satisfaction dans les projets et les mandats d'intervention confiés à des conseillers en gestion, le dirigeant de PME doit présenter un cahier des charges ou une demande de service d'une façon précise et complète. Le cahier des charges fait partie de la première étape du processus d'intervention-conseil en management, car cet outil permet de définir clairement le problème, d'identifier les besoins, de déterminer les résultats attendus et d'établir les règles de conduite entre le client et le fournisseur.

Pour assurer le succès d'une telle démarche, nous expliquerons les divers éléments du contenu d'un cahier des charges, nous présenterons les différentes étapes à franchir dans son élaboration, nous déterminerons les critères d'évaluation des offres de service et nous identifierons les éléments importants à considérer pour finaliser une entente écrite.

Le cahier des charges se définit comme un acte, un document de référence qui permet à un dirigeant d'entreprise de préciser les conditions, les règles et les exigences d'une mission, d'une intervention, d'un travail à accomplir ou d'une tâche à exécuter par un consultant en management, en vue de résoudre un problème spécifique ou d'améliorer une situation donnée, tout en déterminant les résultats attendus.

C'est l'inverse cependant qui se produit généralement dans les PME. En effet, le dirigeant de PME est souvent porté à agir rapidement dans l'identification du problème et dans le choix du conseiller négligeant de trancher les différentes étapes nécessaires pour réaliser un appel d'offres pratique et efficace. Il se contente souvent d'une rencontre informelle avec le conseiller pour expliquer sa situation sans être suffisamment préparé laissant ainsi à ce dernier l'avantage de diriger la négociation. Le manque de rigueur dans l'élaboration d'un cahier des charges entraîne un risque élevé d'échec dans ses relations futures avec le consultant et une grande insatisfaction.

L'efficacité d'un cahier des charges repose entièrement sur la précision des divers éléments de son contenu. Afin de vous aider à rédiger un cahier des charges standard, pratique et pertinent, nous vous présentons un modèle incluant des commentaires et suggestions utiles en fonction du schéma du contenu recommandé au tableau II.

Cette section doit présenter au soumissionnaire une synthèse de l'évolution de l'entreprise en mentionnant entre autres les noms des propriétaires, la raison d'être de l'entreprise, ses principales activités, son chiffre d'affaires, ses phases d'expansion. Il faut se limiter à un maximum d'une page.

Il est important de faire ressortir les éléments qui caractérisent la situation présente de l'entreprise : les résultats obtenus en fonction des objectifs visés, les changements survenus dans votre environnement interne ou externe, les difficultés, les menaces, les opportunités, vos forces, vos faiblesses afin de présenter aux consultants l'état réel de la situation globale de l'entreprise ou d'une fonction spécifique.