Gestion des documents et des enregistrements (procédure obligatoire) (procédure qualité)

Toutes les copies "papier" sont considérées "hors contrôle", à moins qu'elles ne soient imprimées en "copie contrôlée", dans ce cas la gestion de l'édition de ce document est de la responsabilité de la personne ayant demandée cette copie contrôlée. L'utilisation de copies non contrôlées dans l'atelier est formellement interdite. La copie, le changement et la modification de copies contrôlées ne sont pas permis, sauf cas exceptionnel (voir Modification manuelle de documents). Le serveur garde une liste continuellement mise à jour de toutes les copies contrôlées et notifiera le propriétaire d'un document contrôlé dès qu'un document devient périmé. Le propriétaire sera sollicité par e-mail de détruire la copie contrôlée périmée et de la remplacer par la nouvelle copie validée. Toutes les personnes ayant accès au serveur on le privilège et la responsabilité d'imprimer des copies contrôlées. La distribution de copies contrôlées à des parties externes doit être réduite à une quantité minimale. Les documents de niveau 4 (documents d'enregistrements) comme modèles, dessins, fiches suivi d'OF et autres qui n'ont pas de copies contrôlées doivent avoir le numéro d'indice du document.

Les procédures sont sur le réseau, toujours dernier indice. Sauf exception (auteurs et administrateur réseau) le système ne permet pas ni la lecture ni surtout la copie de documents périmés. Chaque procédure est identifiée par une codification unique. Voir "Codification des documents". L'écriture d'une procédure concernant les activités d'un service est faite par celui qui dirige ce service. L'étendue et la précision de la procédure sont en correspondance avec la complexité des tâches à accomplir ainsi que des aptitudes des utilisateurs. La procédure donne des réponses à la question suivante : Qu'est ce qui doit être fait, quand, pourquoi et par qui pour que la tâche ou l'action soit menée à bien ? La préparation de la procédure est faite en coopération avec tous les responsables de services concernés ainsi que le service qualité. L'auteur d'une procédure :

Chaque responsable de service est responsable de l'élaboration et de la rédaction des procédures qui lui sont propres. (Cf. instruction "Modèle pour écrire une procédure"). L'enregistrement des procédures se fait sur le réseau (Cf. instruction d'"Aide Intranet"). L'information des personnes concernées par la création / révision des procédures s'effectue sur le réseau. L'archivage des procédures se fait sur le réseau. Les conventions d'identification d'une procédure et la mise en page sont présentées dans l'instruction "Codification des documents" et dans "Modèle pour écrire une procédure". Autant que peut se faire, le déroulement des procédures s'effectue sous forme d'un synoptique normalisé. Au cas ou la constitution d'un synoptique deviendrait lourde et peu pratique, un mode de rédaction plus " traditionnelle " est adopté. La police de type Arial est préférable. La taille minimum de la police est 12 (sauf exception). La couleur du texte normal est noire. Seules les passages important peuvent être mis en gras ou colorés. ATTENTION : les mots ou phrase ne doivent pas être soulignés par soucis de compatibilité avec les liens hypertexte du format HTML. Les liens internes dans une procédure se font avec l'icône "Signet" pour la cible et en sélectionnant le texte sur lequel on veut le lien. En cliquant sur le bouton droit et "Lien hypertexte" on choisit la cible. Quand on veut un lien vers un autre document on sélectionne le texte voulu et avec le bouton droit on clique sur " Lien hypertexte" et dans "lien vers" on trouve le fichier (document) cible.

Chaque instruction est identifiée par une codification unique. Voir "Codification des documents". Le modèle vierge et les instructions pour un produit (comme par exemple les fiches de postes, instructions de travail ou modes opératoires) sont soumises aux mêmes règles pour écrire, approuver, distribuer et publier un nouvel indice que celles pour les procédures. Si nécessaire (exigence client) le logo R et S de Réglementation et Sécurité dans les documents concernés doit être présent.

Les documents d'enregistrement sont sous différentes formes (tableaux, diagrammes, fiches). C'est le cas des suivis d'OF, suivis mensuel retour clients, suivis productivité et autres. Chaque enregistrement est lié à une instruction d'une procédure. Il fournit la preuve des résultats des activités. Les en-têtes pour lettres et fax (en français, anglais et allemand) sont les documents avec numéros 0207, 0210, 0211 et 0212.