Gestion des achats (procédure qualité)

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La démarche d'homologation d'un nouveau couple produit/fournisseur doit être déclenchée pour toute modification du produit (caractéristiques - boîtier - ...) par rapport aux spécifications initiales ou du fournisseur (nouveau fournisseur) par rapport à la liste des fournisseurs homologués par le client ou par notre groupe. Cette démarche ne concerne par conséquent pas les changements de fournisseurs homologués ou de caractéristiques identiques lors de dépannage (problème de disponibilité). En cas de changement de fournisseur, le service Achats consulte en priorité les fournisseurs homologués en interne. Sinon une démarche d'homologation du fournisseur doit être lancée (cf. Gestion des fournisseurs). Le demandeur de la modification (service Achats - CDP - ...) remplit la Demande de modification en joignant les caractéristiques techniques de l'ancien et du nouveau composant pour les modifications techniques. Ces renseignements techniques doivent être validés par le CDP et le responsable qualité en s'appuyant éventuellement sur le service test. En fonction des conséquences de la modification, la demande de modification est envoyée au client pour validation. Après validation interne et éventuellement client, le responsable qualité donne son accord au service demandeur qui lance une commande en EI (PEI). S'il la demande est rejeté, le responsable qualité informe le demandeur en justifiant la décision. La demande de modification est alors transmise au contrôle qualité entrée afin d'effectuer une validation " physique " du nouveau composant (cf. Contrôle qualité réception). A réception du composant, l'opérateur qualité contrôle les échantillons initiaux avec le responsable qualité. Pour les composants spécifiques utilisés pour des produits automobiles, une nouvelle démarche d'homologation du produit est lancée à partir des documents du fournisseur (cf. Plan d'assurance qualité). Le résultat de ce contrôle est validé sur la demande de modification. En cas de refus, le responsable qualité informe le demandeur en justifiant la décision. En cas d'acceptation, le responsable qualité donne son accord au service demandeur ainsi qu'au GDT pour modification définitive de la nomenclature et/ou du nom du fournisseur dans la GPAO. La traçabilité de la modification par rapport au processus (date d'application - identification) est gérée par le CDP (cf. Modification produit / processus).


Les commandes sont établies en 2 exemplaires (l'original + exemplaire Accusé de Réception) et validées par l'éditeur. Les commandes 1xxxx sont numérotées en automatique par le système informatique en ordre croissant. Les commandes d'EI sont numérotées automatiquement et enregistrées par l'assistante approvisionnement. Les commandes en dépannage sont identifiées dans la GPAO ainsi que dans un fichier afin de suivre les conséquences de ces dépannages (coût du composant - coût de transport - incidence sur la fabrication - ...). La commande doit comprendre les délais de livraisons, les conditions de port, le mode et échéance de règlement ainsi que l'indice du cahier des charges pour les composants spécifiques et la norme en vigueur. La réglementation Achats est imprimée derrière chaque commande. Chaque commande doit faire l'objet d'un accusé de réception confirmant la commande. Dans le cas où le service achats ne reçoit pas d'accusé de réception, celui-ci relance le fournisseur. Si ce dernier ne confirme pas la commande notre groupe dans un délais de huit jours suivant la relance, le responsable achats prend une décision d'annuler la commande.


La réception est décrite dans Manutention - Stockage - Réception. Les BL originaux arrivent du service Réception au service Comptabilité où ils sont classés par numéro de lot (N° de B.R). Les factures arrivent à la Comptabilité en provenance du standard avec le tampon du jour. Pour les articles non stockés et investissements, la facture est validée par le service utilisateur après validation du bien (cf. Recette machine). Le service Comptabilité donne au service Maintenance, le N° de code qui figurera physiquement sur l'investissement, et enregistre les informations (codes + libellés) dans les états comptables d'immobilisation. Les BL sont alors rapprochés des factures, en contrôlant la conformité de la facturation (prix, quantité...). Certaines factures ne font pas l'objet d'une commande (transports - prestations). Dans ce cas, la facture est validée par le responsable du budget et transmis au service Comptabilité.


En cas d'anomalie de facturation > 15 Euros HT (écart prix, quantité...), le service Comptabilité rédige le document Anomalie Comptabilité qu'il transmet au service concerné et bloque la facture en attente de réponse. Pour les commandes non franco, l'anomalie est déclenchée s'ils sont > 3 % du montant total et > 15 Euros.


Si une anomalie arrive à la comptabilité en provenance du magasin (écart de quantité), ou si un bon de livraison pour retour à un fournisseur arrive du service Expédition : il convient de rechercher le B.L. de réception correspondant afin d'en bloquer le paiement. Le B.L. sera débloqué en fonction des informations fournies par le service concerné par l'anomalie. Dans le cas d'un retour de pièces à un fournisseur qui nous les a facturées, le service concerné par l'anomalie émet une note de débit au fournisseur ou demande une re livraison ou un avoir au fournisseur. Le service Comptabilité en reçoit un double et règle le fournisseur en déduisant le montant de cette note de débit.



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Date :

07/01/2013


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Français


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6


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Tags : ISO 9001, procédure, gestion des achats
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