Maîtrise des documents (Procédure obligatoire) (procédure environnement)

Le Manuel environnement définit la stratégie et la politique environnement de notre société. Chaque procédure définit une activité de notre société relative à une partie du système de management environnemental. Les instructions sont les documents expliquant en détail comment sont accomplis certaines activités. Les documents d'enregistrement servent à remplir la base de données et les actions à mener. Les documents externes et les normes non disponibles sur le réseau sont gérés comme copies contrôlées "papier".

Le Manuel environnement, toutes les procédures, les instructions et les documents d'enregistrement sont disponibles sous forme informatique. Sur le réseau n'est visible que la dernière édition des documents (fichiers). Exception font les auteurs de documents et l'administrateur du réseau qui seuls peuvent lire les copies "obsolète" (ancien indice) et/ou archivées. Tout le personnel à accès en lecture à la "documentation approuvée" dans sa forme informatique, toujours dernier indice. Pour ceux qui n'ont pas accès à un ordinateur, des copies contrôlées sont imprimées. Un tableau récapitulatif identifie l'indice en cours des documents visibles via une base de données.

Toutes les copies "papier" sont considérées "hors contrôle", à moins qu'elles ne soient imprimées en "copie contrôlée", dans ce cas la gestion de l'édition de ce document est de la responsabilité de la personne ayant demandée cette copie contrôlée. L'utilisation de copies non contrôlées dans l'atelier est formellement interdite. La copie, le changement et la modification de copies contrôlées ne sont pas permis, sauf cas exceptionnel (voir "Modification manuelle de documents"). Le serveur garde une liste continuellement mise à jour de toutes les copies contrôlées et notifiera le propriétaire d'un document contrôlé dès qu'un document devient périmé (obsolète). Le propriétaire sera sollicité par courriel de détruire la copie contrôlée périmée et de la remplacer par la nouvelle copie validée. Toutes les personnes ayant accès au serveur on le privilège et la responsabilité d'imprimer des copies contrôlées. La distribution de copies contrôlées à des parties externes doit être réduit à une quantité minimale. Les documents de niveau 4 (documents d'enregistrements) comme modèles, dessins, fiches suivi d'OF (ordre de fabrication) et autres qui n'ont pas de copies contrôlées doivent avoir le numéro d'indice du document (cf. procédure "Maîtrise des enregistrements").

Les procédures sont sur le réseau, toujours dernier indice. Sauf exception (auteurs et administrateur réseau) le système ne permet pas ni la lecture ni surtout la copie de documents périmés. Chaque procédure est identifiée par une codification unique (voir "Codification des documents"). L'écriture d'une procédure concernant les activités d'un service est faite par celui qui dirige ce service. L'étendue et la précision de la procédure sont en correspondance avec la complexité des tâches à accomplir ainsi que des aptitudes des utilisateurs. La procédure donne des réponses à la question suivante : Qu'est ce qui doit être fait, quand, pourquoi et par qui pour que la tâche ou l'action soit menée à bien ? La préparation de la procédure est faite en coopération avec tous les responsables de services concernés. L'auteur d'une procédure :

Chaque responsable de service est responsable de l'élaboration et de la rédaction des procédures qui lui sont propres. (Cf. instruction "Modèle pour écrire une procédure"). L'enregistrement des procédures se fait sur le réseau. L'information des personnes concernées par la création / révision des procédures s'effectue sur le réseau. L'archivage des procédures se fait sur le réseau. Les consignes d'identification d'une procédure et la mise en page sont présentées dans l'instruction "Codification des documents" et dans "Modèle pour écrire une procédure". Autant que peut se faire, le déroulement des procédures s'effectue sous forme d'un synoptique normalisé. Au cas ou la constitution d'un synoptique deviendrait lourde et peu pratique, un mode de rédaction plus " traditionnelle " est adopté. La police de type Arial est préférable. La taille minimum de la police est 10 (sauf exception). La couleur du texte normal est noire. Seules les passages important peuvent être mis en gras ou colorés.

Chaque instruction est identifiée par une codification unique (voir "Codification des documents"). Le modèle vierge et les instructions (comme par exemple les fiches de postes, instructions, consignes) sont soumises aux mêmes règles pour écrire, vérifier, approuver et distribuer un nouvel indice que celles pour les procédures.

La gestion des documents provenant de l'extérieur est à la charge du service qui les réceptionne. La revue, la distribution et l'exécution devront être terminées dans les 5 jours ouvrables qui suivent l'arrivée du document externe. Tout nouveau document est enregistré dans la "Liste principale des documents". La gestion des normes est à la charge du service qualité. Tout utilisateur de normes doit en faire la demande auprès d'un représentant du service qualité. Les documents relatifs à la législation environnementale, comme lois, décrets d'application, arrêtés et circulaires sont gérés par le responsable environnement.