Maîtrise des enregistrements (Procédure obligatoire) (procédure environnement)

Chaque instruction est identifiée par une codification unique. Voir la procédure "Codification des documents". Le modèle vierge et les instructions (comme par exemple les fiches de postes, instructions, consignes) sont soumises aux mêmes règles pour écrire, vérifier, approuver et distribuer un nouvel indice que celles pour les procédures.

Les documents d'enregistrement sont sous différentes formes (tableaux, diagrammes, fiches, plans). Chaque enregistrement est lié à une instruction d'une procédure. Il fournit la preuve des résultats des activités. Quand nécessaire une information sur la traçabilité est incluse.

La gestion des documents provenant de l'extérieur est à la charge du service qui les réceptionne. La revue, la distribution et l'exécution devront être terminées dans les 5 jours ouvrables qui suivent l'arrivée du document externe. La gestion des normes est à la charge du service qualité. Tout utilisateur de normes doit en faire la demande auprès d'un représentant du service qualité. Les documents relatifs à la législation environnementale, comme lois, décrets d'application, arrêtés et circulaires sont gérés par le responsable environnement.

Toute personne de la société peut proposer une ou plusieurs modifications de n'importe quel document interne lié à l'activité dans laquelle il est compétent. Chaque modification de document doit être faite par l'auteur. Toute modification doit être en couleur verte. Par exception un document peut être changé manuellement, voir "Modification manuelle de documents".

Dans le cas d'une modification due à une raison interne (changement du processus, des exigences et autres) ou externe (nouvelles exigences d'une partie intéressée), l'auteur du document devra immédiatement informer le spécialiste de la documentation pour analyser ensemble les actions à mener (formations de personnes et autres). Quand les modifications internes sont minimes l'auteur peut estimer qu'il n'est pas nécessaire de changer le suivi. Quand la modification est jugée importante elle sera enregistrée dans la base de donnée "Modifications". Pour chaque document le suivi des modifications devra inclure les données suivantes :

Tous les documents sur le réseau intranet sont automatiquement sauvegardés au moins 3 ans. Les documents papier clients sont conservés 1 an après la fin de vie du produit. Tous les autres documents papier sont conservés 3 ans. Certains documents sur le réseau Intranet peuvent être archivés sur décision du responsable environnement quand il considère que leur disponibilité depuis la fonction normale "recherche" n'est plus nécessaire. Cela est aussi valable pour les enregistrements.