Cours de formation - améliorer l'efficacité des réunions

Améliorer l'efficacité des réunions

* Constat

* Organiser des réunions efficaces

* Conduire des réunions efficaces

Les trois objectifs de la formation :

* Prendre conscience et comprendre l'importance de réussir les réunions

* Prendre connaissance et apprendre à les préparer et les organiser

* Conduire des réunions efficaces

Un énorme problème d'efficacité dans la conduite des réunions

â?¢ La plupart des décisions (60 à 80 %) sont prises au cours de réunions

â?¢ Un cadre passe en moyenne un quart de sa semaine en réunion

â?¢ Les réunions sont de plus en plus fréquentes

â?¢ Plus de la moitié des milliards d'heures consacrées aux réunions, sont gaspillées et perçues comme non efficaces

Réaliser des réunions efficaces, cela s'apprend et nous possédons les techniques et connaissances nécessaires pour opérer un changement radical.

Les ordinateurs de plus en plus puissants et rapides, (loi de Moore : "le nombre de transistors sur une puce va doubler tous les 18 mois" ­ novembre 1971 une puce possédait 2300 transistors. Le Pentium IV en possède 42 millions !)

Câble et satellites Réseau Internet, Web Téléphone cellulaire Mutations technologiques

(Exemple : "les avions noirs", les composites en aviation)

Nouvelles organisations des entreprises

Rapides modifications de l'environnement

Les transformations de plus en plus rapides

Les contraintes économiques et politiques s'amplifient Interdépendance accrue des unités de travail

Encouragement à plus d'adaptation, de polyvalence et de réactivité.

La réussite d'une équipe particulière, est étroitement liée à l'efficacité, au degré de coopération et à l'étendue des compétences des autres groupes de travail à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise : elles doivent constamment se consulter entre elles.

De nombreuses réunions de coopération et de consultation sont donc nécessaires.

La difficulté essentielle des réunions n'est pas que les participants n'arrivent pas à s'entendre pour une raison psychologique quelconque,

c'est plutôt, qu'ils ne connaissent pas ou ne respectent pas des règles de procédure très simple dans la préparation et la tenue des séances.

La réunion est alors apparentée à l'anarchie !

Les réunions efficaces nécessitent qu'il y ait un "animateur" ou "facilitateur" Une réunion est un processus de traitement d'information par un groupe. Pour être réussie, une réunion doit suivre une "partition". Elle nécessite donc la présence d'un chef d'orchestre qui donne le ton et bat la mesure du groupe.