Animer une réunion

Il arrive souvent qu'un supérieur soit conscient des difficultés dans le travail sans connaître pour autant la nature du problème. Il en apprendra sans doute beaucoup sur les causes des difficultés s'il pose à son groupe au cours d'une conférence les problèmes inhérents à certains services. Quand le problème a été mis au clair, sa rédaction peut recevoir l'adhésion de tous.

Nous avons tous eu l'occasion de nous apercevoir à nos dépens que nous risquions de nous attirer plus d'ennuis, à ne pas se montrer d'accord avec un supérieur qu'à se ranger tout bonnement à son avis : c'est ce genre d'expérience qui fait les " béni oui oui ". La plupart du temps, les subordonnés invités à participer ont besoin d'être considérablement encouragés et mis en confiance avant d'oser exprimer leur avis librement. En interdisant de juger et en stimulant au contraire, la critique chez autrui, en se montrant ouvert aux idées neuves ou même insolites, le supérieur pourra vaincre cette attitude de conformisme prudent.

Lorsqu'une personne n'est pas du même avis qu'une autre, celle-ci a tendance à se croire attaquée : ou bien elle se sent blessée et se défend ou bien elle s'irrite et contre-attaque. Ces réactions émotionnelles font dégénérer la discussion en conflits de personnes voués presque toujours à s'aggraver. C'est au responsable de créer une ambiance favorable aux controverses, d'utiliser son prestige pour protéger les minoritaires, de commuer les difficultés personnelles en problèmes objectifs.

Donner des garanties ne consiste pas à promettre " en l'air " que tout ira bien, qu'il n'y a rien à craindre. Une garantie loyale et valable doit comporter un gage substantiel. En invitant ses subordonnés à s'assurer que la direction n'a pas omis d'envisager quelque chose, en les engageant à explorer tous les aspects du problème, en précisant bien l'objet de la modification proposée, en étant prêt à examiner les objections et les propositions, le responsable du groupe fera déjà beaucoup pour rassurer le groupe.

Les sentiments inexprimés restent vagues, les formuler contribue à les élucider. Les exprimer procure donc au moins trois avantages : un soulagement, plus d'objectivité et plus de lucidité.

Examiner les avantages et les inconvénients de chacune des solutions proposées. Dans des situations complexes, il y a des avantages et des inconvénients à toute solution. Le responsable pourra tracer en dessous de chaque solution, deux colonnes en tête desquelles il écrira " avantages " et " inconvénients ".

On devra donc réexaminer toute décision, après sa mise en vigueur, pour savoir si elle donne satisfaction et produit les résultats qu'on en attendait. Une décision prise par un groupe est toujours modifiable par lui, c'est un de ses grands mérites. Le droit au changement est un privilège du groupe, et son existence anéantit la critique destructive qu'encourent si souvent les décisions unilatérales.