Le dossier de création

Il est utile de bien connaître le découpage administratif local : connaître, dans le cadre de la décentralisation, les compétences locales (lecture, école, etc..). Mieux vaut également connaître le bord politique d'une collectivité. Lorsque deux collectivités sollicitées ne sont pas du même bord, cet élément doit être pris en compte dans la communication, dans la façon de valoriser ou non chaque partenariat lors d'un entretien.

Deux cas de figure possibles : la compagnie peut se présenter à l'entreprise de façon spontanée, ou, déjà, entrer dans l'une des cases de l'action de l'entreprise. Dans le cas des fondations par exemple, des programmes d'action, des appels d'offre formalisent déjà la relation potentielle.

Pour constituer un dossier, il s'agira dans une première étape d'établir une liste de tous les éléments qui, potentiellement, seront inclus dans le(s) dossier(s). Du courrier d'accompagnement à la présentation du projet, du CV des membres de l'équipe au budget de l'opération, du calendrier de production aux dates de représentation, tous les éléments susceptibles de figurer dans un dossier (de demande de subvention, de recherche de partenaire, de vente...) doivent être identifiés et élaborés.

Il convient dans un second temps de s'interroger sur la nécessité d'adapter certains éléments du dossier selon l'étape du projet, ou selon l'interlocuteur visé. Ces éléments pourront être élaborés sous plusieurs formes différentes : version complète, version allégée, version " orientée "...

Le projet artistique peut se présenter sous forme de simple note d'intention (avant la production) ou de façon plus aboutie (dossier de vente). Il peut dans certains cas être enrichi d'une note scénographique (mais uniquement si la scénographie est importante dans le projet), d'un descriptif sous forme de plans, de dessins...

Il est important dans tous les cas de soigner les relations avec tout type de partenaire : une simple rencontre, même si elle n'aboutit pas à une relation formalisée, permet d'établir un contact, d'en obtenir d'autres, d'avoir accès à des réseaux nouveaux... Il est d'ailleurs important de ne pas solliciter les partenaires potentiels uniquement pour un apport financier : ne pas hésiter à demander des explications sur leur approche, des conseils, des contacts. Leur faire parvenir des infos sur le projet, en dehors de toute demande, est une bonne façon de maintenir le lien.

Le dossier peut devenir accessoire dans la recherche de partenaires : la confiance, vis à vis des programmateurs et des professionnels, se construit progressivement. Lorsque la compagnie a derrière elle plusieurs spectacles qui ont marché, lorsque le professionnel a eu l'occasion d'apprécier à plusieurs reprises le travail de la compagnie, il est plus facile de faire des dossiers " minimalistes ".