Maîtrise des enregistrements (Procédure obligatoire) (procédure et instruction SST)

Chaque instruction est identifiée par une codification unique. Voir la procédure "Codification des documents". Le modèle vierge et les instructions (comme par exemple les fiches de postes, instructions, consignes) sont soumises aux mêmes règles pour écrire, vérifier, approuver et distribuer un nouvel indice que celles pour les procédures.

Les documents d'enregistrement sont sous différentes formes (tableaux, diagrammes, fiches, plans). Chaque enregistrement est lié à une instruction d'une procédure. Il fournit la preuve des résultats des activités. Quand nécessaire une information sur la traçabilité est incluse.

La gestion des documents provenant de l'extérieur est à la charge du service qui les réceptionne. La revue, la distribution et l'exécution devront être terminées dans les 5 jours ouvrables qui suivent l'arrivée du document externe. Chaque modification ou nouveau document est enregistré dans le "Suivi de modification". La gestion des normes est à la charge du service qualité. Tout utilisateur de normes doit en faire la demande auprès d'un représentant du service qualité. Les documents relatifs à la législation santé, sécurité et environnementale, comme lois, décrets d'application, arrêtés et circulaires sont gérés par le responsable sécurité.

Tous les documents sur le réseau intranet sont automatiquement sauvegardés au moins 3 ans. Les documents papier clients sont conservés 1 an après la fin de vie du produit. Tous les autres documents papier sont conservés 3 ans. Certains documents sur le réseau Intranet peuvent être archivés sur décision du responsable qualité quand il considère que leur disponibilité depuis la fonction normale "recherche" n'est plus nécessaire. Cela est aussi valable pour les enregistrements.