Fiche pratique : La dématérialisation

La dématérialisation est la transformation d'informa- tions matérielles (souvent des documents papiers) en support numérique.

Possibilité d'échanger des documents sous forme électronique, remplaçant leur version papier.

Dématérialiser en informatique, signifie transférer sur un support numérique des informations qui existent sous forme analogique (papier, fi lm, micro- fi lm). Dans ce cas précis, on parle de la numérisation d'un document.

Dans un autre cas, le document est directement créé sous forme numérique et traité comme tel.

La dématérialisation peut servir à gérer de façon totalement électronique des données ou des documents qui transitent au sein des entreprises et/ou dans le cadre d'échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs...)

* Réaliser un état des lieux pour définir une stratégie de dématérialisation : quels sont les volumes ? Combien de personnes sont concernées ? Nombre de recherches ? Critères utilisés pour retrouver un document ? etc...

Le zéro papier est véridique lorsque la dématérialisation est native. C'est le cas par exemple de la réponse dématérialisée à un appel d'offre. A partir du 1er janvier 2010, les administrations pourront exiger une réponse dématérialisée aux appels d'offre. Les dossiers sont alors créés et traités de manière totalement électronique, il n'y a jamais de production papier.

Certains types de documents doivent être conservés pendant un certain nombre d'années. Un document dématérialisé peu avoir une valeur probante selon les cas.