Formation Access XP

L'étape suivante consiste à déterminer si des liens existent entre la table que vous créez actuellement et d'autres déjà existantes dans votre base de données. Si c'est le cas, il suffit d'appuyer sur le bouton Relations..., qui vous fera choisir la situation dans laquelle vous vous trouvez. Nous n'irons cependant pas plus loin en ce qui concerne les relations au cours de cette formation.

En suivant cette option, une grille apparaît dans laquelle vous pouvez inscrire vos données directement, sans passer par la définition du format des champs. Vous pouvez renommer chacune des colonnes en double-cliquant sur celles-ci. Comme pour les deux autres modes de création, vous devez spécifier une clé primaire et le laisser faire pour vous par le système.

Le bouton vous permet d'ajouter de nouvelles tables à votre base de données, soit à l'aide de l'une des trois méthodes vue plus haut, soit en important une table provenant de l'extérieur de la base. Il est à noter que divers formats de tables peuvent être importés, y compris une table Microsoft Excel.

Vous pouvez également supprimer un enregistrement en sélectionnant celui-ci puis en appuyant sur le bouton . Un avertissement apparaîtra vous demandant si vous êtes bien sûr de vouloir effectuer la suppression. Si vous répondez par l'affirmative, il vous sera désormais impossible de récupérer l'enregistrement supprimé. Pour supprimer plusieurs enregistrements à la fois, il suffit de sélectionner ceux-ci puis de suivre la même procédure.

Le bouton permet de rechercher et/ou de remplacer une valeur dans une table. Son utilisation est semblable aux autres engins de recherche des logiciels de la suite Office. Finalement, le bouton permet de filtrer les enregistrements à l'égard de la sélection. En effet, si vous ne souhaitez visualiser que les enregistrements contenant une valeur précise, il vous suffit de sélectionner l'un deux et d'appuyer sur le bouton pour que tous les autres disparaissent momentanément. Il est à noter que cette procédure ne supprime pas les champs de correspondant pas à la valeur recherchée.

Les tables ainsi choisies sont affichées en haut de l'écran de création de requête. Si des champs de différentes tables ont le même nom, le système va avoir créé un lien entre eux. Pour l'enlever, il suffit de cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et de sélectionner l'option supprimer.

Un lien entre deux champs permet d'associer les données de différentes tables. Par exemple, si l'on a une table contenant les informations personnelles d'un employé et une autre avec des données propres à son travail dans l'entreprise, une requête devant afficher des données provenant des deux tables devra avoir un lien sur un champ qui leur est commun, comme le numéro d'employé.