L'enregistrement des flux

Par exemple, lors d'une opération d'achat, une entreprise peut obtenir un délai de paiement. Ceci signifie qu'elle contracte une dette à court terme auprès de son fournisseur. La comptabilité assimilera cette dette à un crédit à court terme et l'enregistrera comme une ressource.

Dans la même logique, lorsqu'une entreprise accorde un délai de paiement à son client, la comptabilité considère que l'entreprise lui fait un prêt à court terme. Ce prêt à court terme sera " remboursé " à l'entreprise lorsque le client s'acquittera réellement de sa dette à l'échéance de son délai de paiement. Ce prêt est donc assimilé à une utilisation de ressources de la part de l'entreprise.

Du côté du passif, là aussi, nous nous retrouvons avec un ensemble d'éléments très variables. Nous avons à la fois des immobilisations qui ont occasionnées des dépenses importantes (terrain, bâtiments industriels...), des stocks de matières premières ou les billets et pièces déposées dans le tiroir-caisse de l'entreprise.

Un des principes de la comptabilité est de chercher à donner une image aussi fidèle que possible de l'entreprise. L'actif et le passif du bilan sont donc subdivisés en un ensemble de postes qui regroupent les éléments du bilan ayant les mêmes caractéristiques.(les immobilisations, les dettes à long terme ...).

Ces comptes connaissent des mouvements d'entrée ou de sortie qui correspondent aux opérations menées par l'entreprise. Par exemple, le compte banque sera alimenté par les différentes entrées d'argent que connaît une entreprise (recettes issues des ventes ...) et sera ponctionné en fonction de ses différentes dépenses (paiement des salaires, paiement des achats de matières premières...).

Ainsi, il est facile de visualiser à tout moment la situation nette de chaque compte en faisant la différence entre le débit total du compte (total des sommes inscrites au débit) et son crédit total (total des sommes inscrites au crédit) : on obtient alors le solde du compte. Celui-ci peut donc être débiteur (débit > crédit) ou créditeur (crédit > débit).

La comptabilité repose sur le fait que tout flux entre l'entreprise et l'un de ses partenaires se traduit obligatoirement par deux mouvements équivalents de sens contraire. Par exemple, la vente d'un bien se traduit par une sortie nette (livraison du bien) et par une entrée nette (le montant payé par le client) d'un montant équivalent.