Guide d'utilisation OpenOffice Calc

Guide d'utilisation
OpenOffice Calc
AUTEUR INITIAL : VINCENT MEUNIER
Publié sous licence Creative Commons
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Table des matières
Fiche 1 : Présentation de l'interface................................................................................................3
Fiche 2 : Créer un nouveau classeur................................................................................................4
Fiche 3 : Ouvrir un classeur............................................................................................................5
Fiche 4 : Enregistrer un classeur.....................................................................................................6
Fiche 5 : Modifier la taille des colonnes...........................................................................................7
Modifier la largeur des colonnes..............................................................................................................7
Ajustement automatique des colonnes....................................................................................................7
Fiche 6 : Modifier la taille des lignes...............................................................................................8
Modifier la hauteur des lignes.................................................................................................................8
Ajustement automatique des lignes........................................................................................................8
Fiche 7 : Modifier la police de caractères........................................................................................9
Fiche 8 : Aligner horizontalement les données..............................................................................10
Aligner horizontalement le contenu d'une cellule..................................................................................10
Aligner le contenu sur plusieurs colonnes.............................................................................................10
Fiche 9 : Aligner verticalement les données et présenter le contenu d'une cellule sur plusieurs
lignes............................................................................................................................................11
Aligner verticalement le contenu d'une cellule......................................................................................11
Présenter le contenu d'une cellule sur plusieurs lignes.........................................................................11
Fiche 10 : Modifier le style de la police de caractères...................................................................12
Fiche 11 : Modifier la couleur d'une cellule ..................................................................................13
Fiche 12 : Modifier la couleur de la police de caractères...............................................................14
Fiche 13 : Tracer les traits du tableau...........................................................................................15
Fiche 14 : Formater les données numériques................................................................................16
Fiche 15 : Renommer, supprimer une feuille.................................................................................17
Renommer une feuille de calcul.............................................................................................................17
Supprimer une feuille de calcul.............................................................................................................17
Fiche 16 : Insérer, copier/déplacer une feuille.............................................................................18
Insérer une nouvelle feuille de calcul....................................................................................................18
Copier une feuille de calcul....................................................................................................................18
Fiche 17 : Créer une formule de calcul..........................................................................................19
Fiche 18 : Utiliser les fonctions simples........................................................................................20
Fiche 19 : Saisir une formule conditionnel avec l'assistant...........................................................21
Fiche 20 : Trier les données..........................................................................................................22
Fiche 21 : Créer un graphique.......................................................................................................23
Fiche 21bis : modifier un graphique..............................................................................................26
Fiche 22 : Modifier le format et l'orientation de la page................................................................27
Modifier le format de la page.................................................................................................................27
Modifier l'orientation de la page............................................................................................................27
Fiche 23 : Modifier les marges et centrer le tableau dans la page.................................................28
Modifier les marges...............................................................................................................................28
Centrer le tableau dans la page.............................................................................................................28
Fiche 24 : Gérer les en-têtes et pieds de page...............................................................................29
Fiche 25 : Imprimer et créer un fichier PDF..................................................................................30
Fiche 26 : Définir une zone à imprimer.........................................................................................31
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OpenOffice.org 2 – Classeur
Fiche 1 : Présentation de l'interface
Barre de Menus
Barre de formule
Fiche 1 : Présentation de l'interface
3

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 2 : Créer un nouveau classeur
Plusieurs possibilités s'offrent à vous :
À
partir du menu D
émarrer
Cliquer sur Démarrer
puis Programmes (Tous les
programmes pour XP).
Sélectionner OpenOffice.org 2.0
et choisir OpenOffice Calc
À
partir de l'icône du démarrage rapide
Si le démarrage rapide est activé,
cliquer avec le bouton droit sur l'icône
d'OpenOffice.org située à droite dans la
barre des tâches.
Choisir Classeur de le menu qui
apparaît
À partir d'un autre module d'openOffice.org (texte, présentation...)
Dans le menu Fichier,
choisir Nouveau puis
Classeur
Fiche 2 : Créer un nouveau classeur
4

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 3 : Ouvrir un classeur
Plusieurs possibilités s'offrent à vous :
À partir de l'icône du démarrage rapide
Si le démarrage rapide est activé,
cliquer avec le bouton droit sur l'icône
d'OpenOffice.org située à droite dans la
barre des tâches.
Choisir Ouvrir un document de le
menu qui apparaît
À partir d'openOffice.org
Dans le menu Fichier, choisir Ouvrir
ou cliquer sur le bouton de la barre
« Normal »
Indépendamment
de la méthode, la
fenêtre suivante
apparaît.
Sélectionner le
fichier et cliquer sur
Ouvrir.
Important :
OpenOffice.org peut
ouvrir les fichiers
Microsoft Excel
(.xls) de façon
satisfaisante
Fiche 3 : Ouvrir un classeur
5

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 4 : Enregistrer un classeur
Dans le menu Fichier, choisir
Enregistrer sous...
ou
le bouton
de la barre « Normal »
Saisir le nom du
fichier et cliquer
sur Enregistrer
Si vous souhaitez enregistrer
un classeur au format
Microsoft Excel, cliquer sur la
flèche du type de fichier et
sélectionner Microsoft Excel
97/2000/XP
Lorsqu'un classeur a été enregistré au moins une
fois, l'enregistrement peut se faire en choisissant
Enregistrer dans le menu Fichier ou en cliquant
sur le bouton
de la barre « Normal ».
Fiche 4 : Enregistrer un classeur
6

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 5 : Modifier la taille des colonnes
Modifier la largeur des colonnes
Sélectionner la colonne à modifier en cliquant sur sa lettre.
Dans le menu, choisir
Format
puis Colonne suivi de
Largeur
Saisir la largeur souhaitée dans la
fenêtre
Attention : Si la largeur souhaitée
contient des décimales, il faut utiliser la
virgule.
Autre méthode :
Placer le curseur entre la lettre de deux colonnes. Il change de forme
Cliquer et faire glisser jusqu'à la largeur souhaitée.
Ajustement automatique des colonnes
La largeur d'une colonne peut être ajustée automatiquement en fonction de son
contenu.
Dans le menu, choisir
Format
puis Colonne suivi de
Largeur optimale...
Une fenêtre apparaît.
Cliquer sur OK.
Autre méthode :
Placer le curseur entre la lettre de deux colonnes. Il change de forme
Double cliquer.
Fiche 5 : Modifier la taille des colonnes
7

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 6 : Modifier la taille des lignes
Modifier la hauteur des lignes
Sélectionner la ligne à modifier en cliquant sur son chiffre.
Dans le menu, choisir Format
puis Ligne suivi de Hauteur
Saisir la hauteur souhaitée dans la
fenêtre
Attention : Si la hauteur souhaitée
contient des décimales, il faut utiliser la
virgule.
Autre méthode :
Placer le curseur entre le chiffre de deux lignes. Il change de forme
Cliquer et faire glisser jusqu'à la hauteur souhaitée.
Ajustement automatique des lignes
La hauteur d'une ligne peut être ajustée automatiquement en fonction de son
contenu.
Dans le menu, choisir
Format
puis Ligne suivi de
Hauteur optimale...
Autre méthode :
Placer le curseur entre le chiffre de deux lignes. Il change de forme
Double cliquer.
Fiche 6 : Modifier la taille des lignes
8

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 7 : Modifier la police de caractères
Sélectionner une ou plusieurs cellules.
Dans le menu, choisir Format
puis Cellule
Vous obtenez la fenêtre suivante en cliquant sur l'onglet Police :
Permet de modifier la taille
Dans ce cadre, choisir la police
de la police.
Autre méthode :
Dans la barre outils, vous disposez des éléments suivants :
Cliquer sur la flèche
pour sélectionner une police
Cliquer sur la flèche
pour sélectionner une taille
Fiche 7 : Modifier la police de caractères
9

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 8 : Aligner horizontalement les données
Aligner horizontalement le contenu d'une cellule
Sélectionner une ou plusieurs cellules.
Dans le menu, choisir Format
puis Cellule
Cliquer sur l'onglet Alignement.
Dans la partie Horizontal,
choisir l'alignement désiré.
Autre méthode :
Dans la barre outils, vous disposez des boutons suivants :
Aligner à gauche
Aligner à droite
Centrer le contenu
Aligner le contenu sur plusieurs colonnes
Sélectionner le texte et les cellules sur lesquelles il sera centré (ici de A1 à E1).
Dans le menu, choisir Format
puis Fusionner les cellules
ou
le bouton
de la barre
« Normal »
Choisir ensuite l'alignement désiré :
Aligner à gauche
Aligner à droite
Centrer le contenu
Fiche 8 : Aligner horizontalement les données 10

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 9 : Aligner verticalement les données et présenter le
contenu d'une cellule sur plusieurs lignes
Aligner verticalement le contenu d'une cellule
Sélectionner une ou plusieurs cellules.
Dans le menu, choisir Format
puis Cellule
Cliquer sur l'onglet Alignement.
Dans la partie Vertical,
choisir l'alignement désiré.
Présenter le contenu d'une cellule sur plusieurs lignes
(Renvoi à la ligne automatique)
Sélectionner une ou plusieurs cellules.
Dans le menu, choisir Format
puis Cellule
Cliquer sur l'onglet Alignement.
Choisir Renvoi à la ligne
Fiche 9 : Aligner verticalement les données et présenter le contenu d'une cellule sur plusieurs lignes
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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 10 : Modifier le style de la police de caractères
Sélectionner une ou plusieurs cellules.
Dans le menu, choisir Format
puis Cellule
Cliquer sur l'onglet Police.
Permet de modifier le style
(gras et/ou italique)
Pour souligner, cliquer sur l'onglet
Effets de caractères.
Autre méthode :
Dans la barre outils, vous disposez des boutons suivants :
Mettre en gras
Souligner
Mettre en italique
Fiche 10 : Modifier le style de la police de caractères
12

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 11 : Modifier la couleur d'une cellule
Sélectionner une ou plusieurs cellules.
Dans le menu, choisir Format
puis Cellule
Cliquer sur l'onglet
Arrière-plan
puis choisir une couleur.
Pour ôter une couleur,
choisir Sans
remplissage
Autre méthode :
Dans la barre outils, vous disposez de l'élément suivant :
Cliquer sur le bouton
pour choisir une
couleur
Fiche 11 : Modifier la couleur d'une cellule
13

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 12 : Modifier la couleur de la police de caractères
Sélectionner une ou plusieurs cellules.
Dans le menu, choisir Format
puis Cellule
Dans l'onglet
Effets de caractères
cliquer sur la flèche pour
choisir une couleur.
Autre méthode :
Dans la barre outils, vous disposez de l'élément suivant
Cliquer sur le bouton
pour choisir une
couleur
Fiche 12 : Modifier la couleur de la police de caractères
14

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 13 : Tracer les traits du tableau
Sélectionner une ou plusieurs cellules.
Dans le menu, choisir Format
puis Cellule
Dans l'onglet Bordure
choisir l'emplacement
des bordures en cliquant
dans cette partie.
Autre méthode :
Dans la barre outils, vous disposez de l'élément suivant
Cliquer sur le bouton
pour choisir le style
de bordure.
Fiche 13 : Tracer les traits du tableau
15

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 14 : Formater les données numériques
Sélectionner une ou plusieurs cellules.
Dans le menu, choisir Format
puis Cellule
Cliquer sur l'onglet
Nombres.
La partie « Format»
affiche la liste des
formats pour la
catégorie
sélectionnée.
Un exemple du format
sélectionné est affiché
Pour enlever un
format existant, il faut
choisir :
Catégorie : Tout
Code de format :
Standard
Autre méthode :
Dans la barre outils, vous disposez des boutons suivants :
Monétaire
Pourcentage
Standard
Ajouter une
Supprimer une
décimale
décimale
2 décimales,
Ex : 10%
Il permet
séparateur de
d'enlever un
milliers et
format numérique
symbole
existant
monétaire
Ex : 12 551,25
€
Fiche 14 : Formater les données numériques 16

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 15 : Renommer, supprimer une feuille
Renommer une feuille de calcul
Se placer sur le nom de la feuille et
cliquer avec le bouton droit.
Choisir Renommer la feuille...
Saisir un nouveau nom pour la
feuille
Supprimer une feuille de calcul
Se placer sur le nom de la feuille et
cliquer avec le bouton droit.
Choisir Supprimer la feuille.
Confirmer la suppression
Fiche 15 : Renommer, supprimer une feuille
17

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 16 : Insérer, copier/déplacer une feuille
Insérer une nouvelle feuille de calcul
Se placer sur le nom de la feuille et
cliquer avec le bouton droit.
Choisir Insérer une feuille...
Dans cette fenêtre, choisir
l'emplacement de la
nouvelle feuille, le nombre
de feuilles à insérer ainsi
que leurs noms.
Copier une feuille de calcul
Se placer sur le nom de la feuille et
cliquer avec le bouton droit.
Choisir Déplacer/copier la feuille...
Si l'option Copier n'est
pas cochée, la feuille est
simplement déplacer
Fiche 16 : Insérer, copier/déplacer une feuille 18

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 17 : Créer une formule de calcul
Prenons l'exemple suivant :
Les informations suivantes sont valables pour la majorité des tableurs.
Pour obtenir le total des ventes de pulls Homme, se placer en cellule D3 puis
saisir le symbole « = », qui indique au tableur qu'il s'agit d'une formule de calcul.
Sélectionner avec la souris ou avec flèche du clavier, la cellule B3, puis saisir le
symbole « + » (clavier numérique) et sélectionner la cellule C3. Terminer votre
formule en enfonçant la touche Entrée.
Le résultat (25) apparaît dans la cellule D3.
En se plaçant sur la cellule D3, la barre de calcul affiche la formule suivante :
Le total des ventes de pulls
Femme et Enfant s'obtient en
recopiant cette formule vers le
bas.
Pour cela, placer le curseur sur
la poignée de recopie : la
flèche se transforme en croix.
En laissant le bouton gauche de
la souris enfoncé, déplacer cette
dernière vers la cellule D5.
OpenOffice.org accepte les adresses de cellules en langage naturel.
En D3, le total aurait pu être obtenu en saisissant la formule suivante :
=Homme Vert+Homme Bleu
Les opérateurs acceptés par le tableur sont indiqués dans le tableau ci-dessous.
Symboles
Opérateurs
+
Addition
-
Soustraction
*
Multiplication
/
Division
Fiche 17 : Créer une formule de calcul
19

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 18 : Utiliser les fonctions simples
Prenons l'exemple de la fiche 17
Pour obtenir le total des pulls, il est possible d'utiliser la fonction Somme car la
cellule D3 représente le résultat d'une addition.
Pour réaliser la somme, se placer en cellule D3 et appuyer sur le bouton
situé dans la barre de calcul.
La formule suivante apparaît dans la barre de calcul.
Elle indique qu'OpenOffice.org va faire l'addition de
toute les cellules comprises entre B3 et C3.
Pour la valider, enfoncer la touche Entrée ou
appuyer sur la coche verte de la barre de calcul.
Pour voir toutes les fonctions disponibles dans OpenOffice.org et avoir leurs
syntaxes, aller dans le menu Insertion et choisir Fonctions ou cliquer sur le
bouton de la barre de calcul.
Les fonctions les plus courantes sont indiquées dans le tableau ci-dessous.
Fonctions
Utilité
Syntaxe
Calcule la moyenne
=moyenne(1ère cellule : dernière cellules)
Moyenne
d'une plage de cellules
Exemple : =moyenne(B1:B5)
Détermine la valeur
=min(1ère cellule : dernière cellules)
Min
minimum d'une plage
de cellules
Exemple : =min(B1:B5)
Détermine la valeur
=max(1ère cellule : dernière cellules)
Max
maximum d'une plage
de cellules
Exemple : =max(B1:B5)
Arrondit un nombre à
=arrondi(nombre;nombre de décimales)
Arrondi
partir du nombre de
décimales spécifiées
Exemple : =arrondi(moyenne(B1:B5);2)
Fiche 18 : Utiliser les fonctions simples
20

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 19 : Saisir une formule conditionnel avec l'assistant
Prenons l'exemple suivant :
Le taux de commission de chaque représentant est déterminé à partir de son
chiffre d'affaires HT :
– S'il est inférieur ou égal à 30500 €, le taux de commission est de 5%
– S'il est supérieur à 30500 €, le taux de commission est de 7%.
OpenOffice.org peut déterminer automatiquement la valeur du taux de
commission de chaque représentant en utilisant la fonction conditionnelle SI.
Pour aider l'utilisateur, OpenOffice.org met à sa
disposition un assistant de fonctions.
Pour l'utiliser placer le curseur sur la cellule C3 et
cliquer sur le menu Insertion et sélectionner
Fonctions.
Dans la partie Catégorie, choisir la rubrique
Logique puis double cliquer sur la fonction SI.
La fonction Si se décompose en 3 parties :
- Le test : le chiffre d'affaires est-il
supérieur à 30500 € ?
- La valeur si la réponse est vraie : 7%
- La valeur si la réponse est fausse : 5%
Le bouton permet de sélectionner une
cellule de la feuille de calcul.
La formule suivante apparaît dans la barre de calcul :
Signification de la formule : Si le chiffre d'affaires HT (B3) est supérieur à 30500
€ alors le taux de commission est de 7% sinon il est de 5%.
Bien entendu, cette formule de calcul peut-être recopiée jusqu'en C5.
Fiche 19 : Saisir une formule conditionnel avec l'assistant
21

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 20 : Trier les données
Prenons l'exemple suivant :
Sélectionner l'ensemble du tableau avec les
intitulés de colonnes puis cliquer sur le menu
Données puis Trier.
Sélectionner l'intitulé de la
colonne sur laquelle le tri
sera effectué.
Choisir le sens du tri :
- Croissant (a b c - 1 2 3)
- Décroissant (z y x – 3 2 1)
Il est également possible d'utiliser dans la barre d'instruments (barre verticale),
les boutons (tri croissant) et (tri décroissant).
Dans ce cas, il faut sélectionner toutes les données du tableau sauf les intitulés.
Le tri ne s'effectue alors que sur la première colonne sélectionnée.
Fiche 20 : Trier les données
22

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OpenOffice.org 3 - Classeur
Fiche 21 : Créer un graphique
Prenons l'exemple suivant :
Sélectionner les données
permettant de réaliser le
graphique.
Si les cellules ne sont pas
voisines, maintenir la
touche
enfoncée lors
de la sélection.
Dans le menu Insertion,
choisir Diagramme
ou
Appuyer sur le bouton de
la barre d'outils puis cliquer
sur la feuille de calcul
Votre graphique apparaît à l'écran. Il évoluera en fonction de vos choix. Vous êtes
à présent guidé par un assistant (à chaque étape, cliquer sur Suivant) :
1
Sélectionner un type
de graphique
Fiche 21 : Créer un graphique
23

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2
Vérifier la plage de
données
sélectionnée.
Choisir la façon dont les
données
ont
été
sélectionnées (en lignes
ou en colonnes)
Indiquer si la 1ère ligne et/ou la 1ère colonne contiennent des textes utilisés pour la
légende ou les étiquettes de l'axe des abscisses.
3
Cette étape peut
être utile pour
personnaliser
chaque plage de
données.
4
Pour afficher
ou non une
légende, et
choisir sa
position
Pour afficher ou non les grilles (ou
Saisir un titre pour le graphique et pour les
quadrillage) des axes.
axes (facultatif)
Fiche 21 : Créer un graphique
24

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Le graphique apparaît alors sur la feuille.
Pour redimensionner le graphique,
placer le curseur sur un des points de
son contour.
Le curseur change alors de forme
Cliquer et faire glisser jusqu'à l'obtention
de la taille souhaitée (ses dimensions
précises sont visibles à droite de la barre
d'état).
Pour encore plus de précision, cliquer
droit sur le graphique et choisir la
commande « Position et taille » pour
indiquer les dimensions souhaités
Pour déplacer le graphique, cliquer une fois dessus.
Le curseur se transforme alors en
Cliquer et glisser jusqu'à l'emplacement désiré.
Fiche 21 : Créer un graphique
25

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OpenOffice.org 3 - Classeur
Fiche 21bis : modifier un graphique
Pour insérer un élément à un graphique, utiliser le menu « Insertion » après avoir
double cliquer sur le graphique pour passer en mode Grapheur (un cadre gris apparaît
alors autour du graphique).
Pour modifier la forme d'un élément du graphique (couleur, ligne, police, style, ...),
utiliser le menu « Format », puis choisir dans la liste l'élément que vous souhaitez
modifier.
Il est aussi possible d'utiliser le menu contextuel (clic droit) en pointant l'élément à
modifier sur le graphique. Choisir alors la commande « Propriétés de l'objet... »
Fiche 21bis : modifier un graphique
26

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 22 : Modifier le format et l'orientation de la page
Modifier le format de la page
Dans le menu, choisir Format
puis Page...
Dans l'onglet Page,
cliquer sur cette flèche pour
sélectionner un format prédéfini (A3,
A4, A5...)
ou définir une largeur et une hauteur
personnalisées
Modifier l'orientation de la page
Dans le menu, choisir Format
puis Page...
Dans l'onglet Page,
choisir Portrait ou Paysage
Fiche 22 : Modifier le format et l'orientation de la page
27

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 23 : Modifier les marges et centrer le tableau dans la page
Modifier les marges
Dans le menu, choisir Format
puis Page...
Dans l'onglet Page,
personnaliser les marges
en utilisant les flèches.
Centrer le tableau dans la page
Dans le menu, choisir Format
puis Page...
Dans l'onglet Page,
cocher Horizontal et Vertical.
Fiche 23 : Modifier les marges et centrer le tableau dans la page
28

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 24 : Gérer les en-têtes et pieds de page
Dans le menu, choisir Format
puis Page...
Choisir l'onglet En-tête ou
Pied de page selon le choix
(La démarche est la même)
Pour mettre une en-tête ou un pied de
page, cocher la case Activer l'en-tête
ou Activer le pied de page.
Pour ne pas en mettre, décocher cette
case.
Pour personnaliser vos en-têtes et pieds de page, cliquer sur le bouton
Placer à gauche, à
droite ou au milieu
de l'en-tête ou du
pied de page un ou
plusieurs éléments
prédéfinis tels que :
la date, le nom du
fichier, la page...
et / ou
saisir le texte de
son choix
Pour modifier la
Nom de la
Nombre
Heure
police de caractères
feuille
de
et sa taille
pages
Nom du fichier
Numéro de page
Date
Fiche 24 : Gérer les en-têtes et pieds de page
29

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 25 : Imprimer et créer un fichier PDF
Dans le menu, choisir Fichier puis
Imprimer...
ou
Cliquer sur l'icône
Pour n'imprimer que
quelques pages,
inscrire leurs
numéros dans cette
case.
Attention : par
défaut, toutes les
feuilles d'un
classeur seront
imprimées.
Entrer ici le nombre
d'exemplaires
Pour créer un fichier PDF,
dans le menu Fichier,
choisir Exporter au format PDF
ou
cliquer sur l'icône
Fiche 25 : Imprimer et créer un fichier PDF
30

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OpenOffice.org 2 - Classeur
Fiche 26 : Définir une zone à imprimer
Sélectionner
l'ensemble des
cellules à imprimer
(ici, la plage de
cellule A1:F11)
dans le menu Format,
choisir Zones d'impression,
puis Définir
ou
cliquer sur l'icône
Remarque : cette action ne lance pas
l'impression.
Fiche 26 : Définir une zone à imprimer
31

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