Maîtrise des enregistrements

Référence : PM01_PRO_MAE
Version : B
Date application : 15/04/2008
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Procédure de maîtrise des enregistrements
1. Objet
Cette procédure définit comment gérer les enregistrements, notamment le classement et
l’archivage. Pour chacune de ces étapes, il est précisé dans la liste des enregistrements :
 Qui le fait, où (le lieu), comment (le mode d’indexage) et combien de temps
(durée de conservation).
Elle s’applique pour tout enregistrement du Système de Management Qualité et donc à toute
personne étant amenée à classer et/ou à archiver des enregistrements.
2. Définitions
Document : Support d’information et l’information qu’il contient. (norme ISO 9000)
Information : Données signifiantes (norme ISO 9000)
Enregistrement : Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la
réalisation d’une activité. (norme ISO 9000)
Procédure : Manière spécifiée d’effectuer une activité ou un processus. (norme ISO 9000)
Processus : Ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments
d’entrée en éléments de sortie. (norme ISO 9000)
Représentant de la direction : La direction doit nommer un membre de l’encadrement qui,
nonobstant d’autres responsabilités, doit avoir la responsabilité et l’autorité en particulier
pour :
 assurer que les processus nécessaires au système de management de la qualité
sont établis, mis en œuvre et entretenus ;
 rendre compte du fonctionnement du système de management de la qualité et de
tout besoin d’amélioration ;
 assurer que la sensibilisation aux exigences du client dans tout l’organisme est
encouragée.
(norme ISO 9001)
Le représentant de la direction est souvent appelé responsable qualité.
Rédaction
Approbation
Thérèse CHRAYE
Jean HEUTTE
Adjointe au Sous-directeur
Visa

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3. Logigramme
Qui ?
Quoi ?
Enregistrement créé
Responsable
NON
défini pour
Enregistrement
à conserver ?
l'enregistrement
OUI
Responsable
défini pour
Vérifier l'enregistrement
l'enregistrement
NON
Enregistrement
à classer ?
OUI
Responsable
défini pour
Classer l'enregistrement
l'enregistrement
Responsable
Durée de
NON
défini pour
classement
l'enregistrement
dépassée ?
OUI
Responsable
Document
NON
défini pour
à archiver ?
l'enregistrement
OUI
Responsable
défini pour
Archiver l'enregistrement
l'enregistrement
Responsable
Durée
NON
défini pour
d'archivage
l'enregistrement
dépassée ?
OUI
Responsable
défini pour
Eliminer l'enregistrement
l'enregistrement
Enregistrement détruit

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4. Descriptif
Pour chaque enregistrement un responsable est désigné pour le classement et pour
l’archivage. Il peut s’agir de la même personne ou de 2 personnes distinctes.
Si un enregistrement est à conserver, le responsable désigné vérifie si ce document est
correctement renseigné. L’enregistrement est alors :
 Soit directement archivé puis éliminé
 Soit classé puis éliminé
 Soit classé, ensuite archivé puis éliminé
Toutes les modalités pour le classement et l’archivage sont définies dans le tableau « Liste
des enregistrements du processus ».
L’indexage précise comment il est possible de retrouver le document (exemples : par date,
par numéro chronologique, …). Le mode d’indexage peut être le même pour le classement
et l’archivage, sans toutefois être une obligation.
L’élimination d’un enregistrement est de la responsabilité de la personne désignée pour
l’archivage ou à défaut par la personne désignée pour le classement.
NB : Les enregistrements sont listés par processus.
5. Annexe
Sans objet

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