Cours Audit

Audit
La notion d'audit est issue de la comptabilité nationale. C'est un ensemble de techniques qui permettent d'analyser
et d'évaluer les procédures de l'entreprise. C'est une méthode d'évaluation qui permet de comparer une pratique ou
une activité à un référentiel préalablement établi. Cet audit aboutit à des propositions ou des recommandations
dans un objectif d'amélioration de la qualité.
Certaines spécificités lui donnent un espace particulier dans le champ de l'évaluation :
•
l'existence d'un référentiel pour le domaine étudié ;
•
une collecte des faits précis, mesurables, réalisée à l'aide d'instruments et de techniques d'investigation
reconnus et adaptés au domaine étudié ;
•
le respect d'une démarche composée d'étapes successives obligatoires ;
•
le concours permanent de l'audité tant au niveau du recueil des informations que dans l'élaboration des
recommandations et dans leur mise en œuvre éventuelle ;
•
l'observation de règles déontologiques d'indépendance, de compétence et de qualité professionnelle de
l'auditeur.
Les étapes du déroulement d'un audit correspondent à :
•
la définition du champ d'intervention, des objectifs et la rédaction de l'ordre de mission par le
commanditaire ;
•
une revue préliminaire avec le responsable de l'unité auditée afin de repérer les problèmes clés et
d'analyser les organigrammes ;
•
une revue analytique de la documentation et l'élaboration d'un budget temps ;
•
l'élaboration d'un programme détaillé d'intervention in situ et d'un échéancier ;
•
le travail sur le terrain en collaboration avec les audités ;
•
la rédaction d'un rapport d'audit avec des recommandations ;
•
l'obtention de réponses écrites du service audité ;
•
la rédaction de la lettre de fin de mission ;
Evaluation
L'évaluation d'une action peut-être une mesure d'efficacité ou d'efficience. L'action est appréciée par rapport à une
situation de référence. L'évaluation traduit les valeurs de quelqu'un (commanditaire, destinataire). Elle peut-être
faite ex-post (objectif annoncé, autres effets) ou ex-ante (champ, objectif visé, impact).
L'évaluation est une comparaison, un classement. C'est avant tout un regard sur les situations, qui conduit à définir
des préférences et des choix à effectuer. L'évaluation est une méthode dont l'objet est de réduire la subjectivité des
choix en s'astreignant à les expliquer. Il faut définir qui regarde, quelles sont les situations à prendre en compte. Il
faut dresser la liste des critères par rapport auxquels on pourra classer chaque situation. A partir des classements
obtenus critère par critère, on construit un classement final. L'évaluation peut-être vue dans le langage de
l'économie ou dans celui de la systémique.
L’évaluation se différencie des différentes formes de contrôle et de l’audit organisationnel par le type de point de
vue adopté pour apprécier l’action réalisée. Le contrôle et l’audit se réfèrent à des normes internes au système
analysé (règles comptables, juridiques, fonctionnelles) tandis que l’évaluation essaye d’appréhender d’un point de
vue principalement externe les effets et/ou les valeurs de l’action considérée.
Définitions et Généralités
I- Audit Qualité
L’audit Qualité est un examen méthodique et indépendant dont le but est de déterminer si les procédures et les
résultats relatifs à la qualité sont de nature à permettre l'atteinte des objectifs fixés. L'audit qualité s'applique
essentiellement à un tout ou partie d'un système qualité. L'audit qualité intervient après la mise en place d'un
système qualité. L'audit qualité permet, en particulier, d'évaluer le besoin d'actions d'amélioration ou de correction.
Selon l’ISO 9000 / 2000 : l’audit qualité est :
« Processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves d’audits et de les évaluer de
manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits. »
L’audit revient à vérifier :
· L’existence de dispositions préétablies formalisées

---

· Leur conformité aux exigences du référentiel
· Leur efficacité à atteindre les objectifs qualité
· L’efficacité de leur mise en oeuvre
· Leur application systématique.
P
reuves d’audit (IS

O9000 / 2000)
« Enregistrements, données de faits ou autres informations pertinents pour les critères d’audit convenus et
véritables ».
C
ritères d’audit (IS

O9000 / 2000):
« Ensemble de politique, procédures ou exigences utilisées comme référence».
II- Les objectifs d’un audit
· Déterminer la conformité du système qualité aux exigences spécifiées.
· Déterminer l’efficacité du système qualité mis en œuvre à satisfaire aux objectifs qualité.
· Donner à l’audité la possibilité de faire des améliorations.
· Satisfaire aux exigences réglementaires.
· Permettre la certification de l’organisation auditée
III- Champ d’application
L’audit qualité peut concerner :
· Un procédé : Audits de procédés
· Un produit ou un service : Audit de produit/Audit de service.
· Une procédure : Audit de procédure.
· Un système : Audit système.
Audit de procédé
L’audit de procédé se situe en amont. La vérification effectuée ne porte sur le produit mais sur la façon de réaliser.
Audit produits/procédés : L’audit produit ou procédé constitue à :
· Vérifier la conformité d’un produit à un ensemble de dispositions systématiques, préétablies.
· Vérifier que les installations utilisées fonctionnent correctement.
· Vérifier que le produit satisfait le client.
· Vérifier que le produit est conforme à des critères préétablis.
Audit de procédure.
L’audit de procédure consiste à vérifier que les procédures sont effectivement et correctement appliquées.
Procédure : formalisation du savoir faire de l’entreprise en matière de qualité
Audit système.
L’audit système consiste à vérifier l’efficacité du système qualité mis en œuvre dans l’entreprise pour assurer la
qualité de l’ensemble de ses services.
IV- Types d’audit
La classification des audits se fait en fonction des responsabilités.
· Audit interne.
· Audit seconde partie.
· Audit tierce partie.
Audit Interne ISO 9000/2000 :
Les audits internes sont réalisés par, ou au nom de, l’organisme lui-même pour des raisons internes et peuvent
constituer la base d’une auto-déclaration de conformité.
Vérifier la conformité de son propre système qualité aux exigences en permanence et à la suite des changements
importants.
Audit seconde partie ISO 9000/2000 :
Ils sont réalisés par des parties, telles que des clients, ayant un intérêt dans l’organisme, ou par d’autres personnes
en leur nom.
C’est l’audit réalisé par un client chez un de ses fournisseurs pour le compte du client.
Audit tierce partie ISO 9000/2000 :
Ils sont réalisés par des organismes externes indépendants. De tels organismes fournissent l’enregistrement ou la
certification de conformité à des exigences comme celles de l’ISO 9001 et l’ISO 14001.
C’est l’audit réalisé au sein d’une entité juridique, par un organisme indépendant de l’entité et de ses clients, pour le
compte de l’entité juridique elle-même et de celui de l’ensemble de ses partenaires. Évaluer son propre système
qualité par rapport à une norme de système qualité.
V- Raisons de déclenchement d’un audit
Vérifier, dans le cadre de l’organisme lui-même, que son propre système qualité satisfait en permanence aux
exigences prescrites et qu’il est mis en oeuvre.
Évaluer son propre système qualité par rapport à une norme de système qualité.

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VI- Fréquence des audits
Ils sont programmés en fonction de la nature et de l’importance de l’activité à auditer et du degré de mise en
œuvre du système.
Ils sont programmés en fonction de la nature et de l’importance de l’activité à auditer et du degré de mise en
œuvre du système.
Au bout d’une période donnée (un an par exemple) : tous les éléments du système doivent être soumis à un audit.
Les éléments critiques du système sont audités plus fréquemment que les autres.
Qualification de l’auditeur
L’auditeur doit être capable de s’exprimer clairement tant à l’écrit qu’à l’oral.
S
avoir :
Connaître et comprendre les critères d’audit.
Savoir faire :
· Pouvoir évaluer, savoir questionner et apprécier.
· Savoir réaliser un compte rendu.
· Être capable de planifier.
· Être capable de communiquer.
Savoir être :
· Obtenir les preuves objectifs et les évaluer de façon ne pas se contenter de l’oral : un auditeur ne croit que ce
qu’il voit
· N’accepter aucun cadeau, ne pas faire de favoritisme.
· Respecter la confidentialité des documents consultés au cours de la mission de l’audit.
· Être totalement attentif lors de l’audit de façon à pouvoir réagir dans des situations difficiles.
· Être apte à dialoguer avec les audits quelques soit leurs niveaux hiérarchiques.
Déroulement de l’audit
I- Schéma général

Le schéma général de déroulement d’un audit se présente comme suit :

Phase ou étape

Responsable
et intervenant
Déclenchement

Client
Direction

Préparation de l’audit

Équipe
d’audite/auditée



Équipe
d’audite/auditée


Exécution de l’audit


Responsable
d’audite/auditée



Rapport d’audit
Exploitation et suivi


Client & auditeurs
Fin

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II- Préparation de l’audit § Faire une revue préliminaire de la description du système qualité faite par
l’organisation auditée audit documentaire.
§ Préparer un plan d’audit.
§ Désigner une équipe d’audit.
§ Préparer les documents de travail :
§ Une meilleure utilisation du temps imparti
§ Développer une attitude professionnelle envers l’audit.
§ L’audité constate le sérieux de l’auditeur.
§ Les résultats de l’audit auront plus de valeur : permettre de tirer des conclusions valables et crédibles.
Plan d’audit
Le plan d’audit doit comprendre :
§ Date, lieu et durée.
§ Champ et objet
§ Les audités
§ Les auditeurs.
§ Les documents de référence.
§ La langue de l’audit.
§ L’identification des secteurs à auditer.
§ Le calendrier des réunions.
§ La liste de diffusion
D
ocuments d’aide pour l’auditeur
Check-list : questionnaire préparé à l’avance pour servir de :
· Guide, aide mémoire.
· Moyen de collecte et d’organisation d’information.
· Support pour noter les observations.
· Support pour noter les observations.
· Rappel pour la rédaction du rapport d’audit.
I II- Exécution de l’audit
1-
R
éunion d’ouverture
Présentation :
Responsable de l’audit.
Auditeur
Audités
Rappel des objectifs :
Expliquer ce que l’on veut voir.
Instaurer un climat de confiance.

Confirmation et clarification du plan d’audit
Présentation et explication des Méthodes d’audit
Stabiliser l’horaire et confirmer la réunion de clôture
2- O

bservation des faits/Recueil des preuves
Pour un audit efficace, l’auditeur doit :
Savoir écouter.
Savoir poser des questions
Une réunion de synthèse est recommandée après chaque étape de l’audit. Au cours de cette réunion l’auditeur est
demandé de :
Vérifier la cohérence des informations requises avec les objectifs initiaux et les éléments de preuves.
Recenser les difficultés et le degré de réalisation du programme tracé.
Faire une synthèse des observations.

---

3- R

éunion de clôture
A la fin de l’audit, une réunion de synthèse générale, dite réunion de clôture est nécessaire. L’auditeur est demandé
au cours de cette réunion de :
§ Établir la liste des participants.
§ Présenter les conclusions.
§ Souligner les éléments positifs relevés.
§ Faire valider les constats.
§ Dresser le bilan de l’audit par rapport aux objectifs.
§ Définir le délai de remise du plan d’actions correctives.
IV- Rapport d’audit
Chaque audit doit être clôturé par un rapport écrit qui sera diffusé aux différentes personnes et fonctions
concernées. Le contenu du rapport d’audit :
· Objectif et champ d’application.
· Détails du plan q’audit.
· Documents de référence.
· Observations d’audit : Ecarts relevés
· L’aptitude du système à atteindre les objectifs qualité définis.
· La liste de diffusion du rapport d’audit.
Observations et écarts relevés :
Observation : constat de faits effectué au cours d’un audit et étayé par des preuves tangibles.
Les observations sont classées comme :
Non-conformités.
Remarques.
Non-conformité : non satisfaction à une exigence prescrite.
Les non conformités peuvent être de deux types :
Non-conformité documentaire
Non-conformité d’application
Les non conformités sont classées en plus par leur de gré de gravité sur le fonctionnement de système :
Non-conformité mineure
Non-conformité majeure
Remarque :
Elle n’altère pas la fiabilité ni la viabilité du système qualité de l’entreprise.
V- Le plan d’action
Le plan d’action est la suite à donner au rapport d’audit. Il est établi, formalisé et mis en œuvre par l’entité audité.
Il définit pour chaque non-conformité ou remarque :
* Caractéristiques du problème.
* Identification et analyse des causes.
* La solution retenue.
* Le planning et les conditions de mise en œuvre.
* Les responsabilités et les délais de réalisation.
V
I- Suivi de l’audit
Afin d’assurer l’efficacité de l’audit et pour atteindre l’objectif défini, l’auditeur doit :
· Vérifier que toutes les parties intéressées ont une copie du rapport d’audit.
· Veiller à ce que le service audité remette une réponse écrite au rapport d’audit.
· Vérifier la réalisation de l’action corrective dans les délais fixés.
· Observer et évaluer l’efficacité de l’action corrective mise en oeuvre.
PARTICULARITES DES AUDITS QUALITE INTERNE
O
bjectif
Vérifier la bonne application d’une ou plusieurs procédures propres à l’entreprise.
Qui audite quoi ? Comment ?
L’audit interne est réalisé par des personnes indépendantes de la fonction auditée et non directement impliqués dans
la mise en œuvre des procédures auditées.
Les modalités de planification, de réalisation et d’exploitation des audits internes doivent faire l’objet d’une
procédure écrite.
Quand doit-on réaliser un audit interne ?
En prévision d’un audit client
* Avant de solliciter un audit de certification.
* A une date préétablie, définie dans le planning des audits internes

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Comment exploiter les audits internes
Chaque audit doit faire l’objet d’un rapport circonstancié :
Nom de l’auditeur.
* Nom et fonctions des personnes auditées.
* La référence de la procédure auditée : positives et négatives.
* La liste de diffusion du rapport.
Comment gérer les audits internes ?
Suivi des auditeurs :
· Le respect des plannings d’audits.
· L’analyse des rapports d’audits.
Évaluation des auditeurs :
· Garantir que la pratique des audits est performante.
· Le bilan des conclusions intègre l’auto-évaluation de l’auditeur et la perception des audités sur la prestation de
l’auditeur.
· Les formations complémentaires de l’auditeur.
· La formation des audités.
LES REGLES DE CONDUITE DE L’ENTRETIEN
Transmission de l’information
La perception du message pour déformer le message :
L’émetteur et le récepteur utilisant des codes différents.
* L’émetteur code mal.
* Le récepteur décode mal.
* Le récepteur interprète mal le message.
Communication efficace : reformuler le message
Faire preuve de considération envers l’autre.
* Faire preuve d’empathie.
* L’aider à s’exprimer.
Les attitudes
Les attitudes d’influence :
A
ttitude de décision : Indiquer à l’autre ce qu’il doit faire. Etre ordonné.
Attitude d’évaluation
· Porter un jugement de valeur
· Indiquer à l’audité ce qu’il doit penser sur le plan logique, moral ou autre
Attitude de support
· Réduire ou augmenter l’intensité du sentiment exprimé par l’audité
· Rassurer, inquiéter……….
Les attitudes de non influences
Attitudes d’enquête
· Poser des questions
· Chercher les compléments d’information
Attitude de compréhension
· L’auditeur s’efforce de percevoir ce que l’audité exprime comme lui
· L’auditeur ré-exprime clairement la totalité du message reçue pour que l’audité prenne conscience de la
perception de ce qu’il a passé comme information.
Les règles d’Or
Pour réaliser les objectifs de l’audit il faut :
· Distinguer les faits des opinions.
· Créer et entretenir un climat de confiance
· Ne pas se départir d’une attitude positive et constructive.
Pour une bonne communication :
· Ne jamais contredire ou critiquer ouvertement.
· Savoir « faire parler ».
· S’adapte à la situation et à la personne.
· Discerner l’essentiel.
· Préparer soigneusement son intervention.

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