Les différentes phases d'une réunion de travail

Les fiches En Lignes fiche 36-3
CEDIP
Les différentes phases d’une réunion de travail
Cette fiche pratique est destinée à toute per-
Sommaire
sonne ayant vocation à organiser ou animer une
1. La préparation de la réunion........p. 1
réunion de travail afin de rendre celle-ci la plus
2. Le déroulement de la réunion......p. 4
efficiente possible.
3. À l'issue de la réunion..................p. 5
1/
LA PRÉPARATION DE LA RÉUNION
Les agents du ministère consacrent une part non négligeable de leur temps de travail à participer à des
réunions. Certaines laissent parfois un goût amer par leur manque de préparation (frustration de ne pouvoir
développer une argumentation faute de l’avoir préparée ; sentiment d’être inutile et de perdre son temps ;
flou dans les objectifs ; …).
Au cours de cette phase de préparation, l'animateur doit être en mesure de :
• cerner le sujet de la réunion ;
• définir les objectifs de la réunion ;
• composer le groupe de travail ;
• programmer la réunion ;
• planifier la progression du groupe ;
• rédiger la convocation ;
• motiver les individualités ;
• assurer l’organisation de la réunion.
Ce travail préparatoire doit favoriser l'efficacité de la réunion, par la clarté de l'objectif de cette dernière et
par le soin apporté à son organisation et à son fonctionnement.
327 rue du Moulin de Sémalen 34000 Montpellier - tél. : 04 67 15 76 60 - fax : 04 67 15 76 61
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• Cerner le sujet de la réunion
• Composer le groupe de travail
C'est vraiment la phase préparatoire par ex-
o
Le nombre des participants
cellence. Un problème existe mais il n'est
Ce nombre est déterminé par la finalité de
pas clairement identifié. Dans cette phase,
la réunion. Deux cas relativement oppo-
l'animateur :
sés peuvent se rencontrer :
– recueille un maximum de données,
–
–
la réunion d’information : une per-
trie, regroupe, synthétise les informations
sonne parle, les autres écoutent et
reçues,
posent des questions à tour de rôle ;
– commence à analyser le problème posé,
–
–
la réunion de résolution de problème :
évalue assez rapidement si le problème
la progression vers l’objectif se fait à
peut être résolu en une séance ou s'il est
partir des échanges entre les partici-
nécessaire de constituer un groupe de
pants.
travail (et donc de planifier une série de
réunions pour traiter la question),
Dans le premier cas de figure, le nombre
– contacte les personnes susceptibles de
de participants peut être élevé (une qua-
résoudre le problème.
rantaine) ; dans le deuxième, par contre, il
n’est pas souhaitable de dépasser 10 à 12
personnes ; au-delà de ce chiffre :
• Définir les objectifs de la réunion
–
l'animateur risque de ne plus maîtriser
Définir les objectifs de la réunion avec ri-
le groupe ;
gueur est certainement le point le plus impor-
–
des sous-groupes vont se constituer ;
tant et le plus difficile que rencontre tout ani-
–
tout le monde ne pourra pas se faire
mateur.
entendre (situation génératrice de ten-
Un objectif correctement rédigé évite au
sions).
groupe de s'égarer et permet à l'animateur
Entre ces deux extrêmes, l’éventail des
de recentrer les débats lorsqu'il constate une
réunions est relativement ouvert. Il appar-
dérive du groupe.
tient à l’animateur d’identifier le nombre le
plus pertinent de participants.
Un objectif doit être:
– suffisamment précis pour être perçu de
o
Le choix des participants
façon identique par tous les participants,
Quelques critères précis doivent présider
– adapté au temps imparti,
à ce choix :
– formulé dans un style direct (générale-
–
Le niveau de compétence :
ment avec un verbe d’action) :
Les personnes compétentes pour ré-
Exemples :
soudre le problème sont seules invi-
• identifier les dysfonctionnements
tées à la réunion ; tout autre participa-
rencontrés dans le projet ;
tion ne ferait que perturber le bon dé-
• hiérarchiser ces dysfonctionne-
roulement de la séance.
ments en fonction de leur impor-
–
Le degré de motivation :
tance ;
Ne seront retenues que les personnes
• proposer des modalités permettant
qui se sentent véritablement impli-
de réguler cette situation ;
quées par l'atteinte de l'objectif.
• arrêter des échéances pertinentes.
–
La capacité à travailler en groupe :
L’atteinte (ou la non atteinte) de l’objectif doit
Les personnes trop agressives, en
pouvoir être vérifiée à l’issue de la réunion.
conflit ouvert avec un membre du
groupe de travail, trop bavardes (etc.)
sont parfois un obstacle à l'atteinte de
l'objectif. Si des problèmes de suscep-
tibilité ne se posent pas, il est parfois
utile d'« oublier » ces personnes.
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réticences de certains pour les motiver à
• Programmer la réunion
participer.
o
Le jour
Il est souhaitable d'éviter les veilles de dé-
o
Solliciter les objections possibles
part ou les retours de vacances, si l'on
L'animateur contacte les membres du
souhaite avoir des participants véritable-
groupe afin de cerner les objections pos-
ment concentrés sur leur sujet.
sibles et les grandes tendances du débat.
Cette démarche lui permet d’anticiper cer-
o
L'heure
taines réactions.
–
Le matin de préférence : les per-
sonnes ont toutes leurs capacités
o
Répondre aux questions des personnes
physiques puisqu'elles sortent d'une
contactées
nuit de repos ; si la réunion a lieu
Les participants à la réunion s’adressent
dans l'après-midi, les digestions
parfois à l'animateur pour lui demander
« lentes et difficiles » risquent de cau-
des précisions sur le travail à réaliser. Ce-
ser des problèmes d'attention à cer-
lui-ci a tout intérêt à répondre aux
tains membres du groupe.
questions qui lui sont posées pour aplanir
–
Intégrer

éventuellement

les
les difficultés rencontrées, voire même à
contraintes de déplacement de cer-
apaiser certaines craintes.
tains membres du groupe pour fixer
o
Détecter les conflits possibles
les horaires de la réunion.
Une bonne connaissance des personnes
–
Prévoir des temps de pause en fonc-
permet souvent d’anticiper les problèmes
tion de la durée moyenne de
ou les conflits qui peuvent éclater entre
concentration intellectuelle (1h30).
des participants. L'animateur ne sera pas
•
pris au dépourvu ; il pourra réguler la ten-
Planifier la progression du groupe :
sion sans trop de difficultés.
• Une progression logique sert de fil
conducteur à la réflexion, elle ne doit pas
• Assurer l’organisation matérielle de la
être cependant un carcan (le groupe doit
réunion
pouvoir éventuellement en changer en
Il incombe à l'animateur de s'occuper de
cours de réunion).
l'intendance de la réunion.
• L'animateur doit prévoir, pour chaque
o
La réservation et le choix de la salle
point du débat, une durée approximative
La réservation de la salle est parfois un
afin de pouvoir réguler la progression du
préalable incontournable avant d’arrêter
groupe (et vérifier par la même occasion
une date de réunion.
si l’ordre du jour n’est pas trop ambitieux).
La chaleur, la fumée, le bruit, le froid,
•
(etc.), sont autant de parasites à une
Rédiger la convocation
bonne concentration des membres du
La convocation adressée à tous les partici-
groupe qu’il convient d’identifier avant de
pants comporte généralement :
retenir une salle.
– l'ordre du jour,
o
La disposition spatiale des participants
– l'objectif de la réunion,
La disposition en fer à cheval permet à
– le type de réunion,
l'animateur de voir l'ensemble des
– le jour, l'heure et la durée de la réunion,
membres du groupe et aux participants
– le lieu de la réunion,
d'échanger entre eux.
– la liste des participants invités,
–
o
L'état de marche du matériel
le plan de travail prévu,
L'animateur est responsable de la bonne
– un dossier préparatoire (si possible).
marche du matériel audiovisuel utilisé
• Motiver les individualités
(rétroprojecteurs, projecteurs, etc.) et de
l'approvisionnement en fournitures (ta-
o
Motiver les participants
bleaux de papiers, feutres, etc.). Si les
Le monde du travail impose de nom-
membres du groupe ne se connaissent
breuses réunions professionnelles qui
pas, préparer des plaques d'identification.
bouleversent souvent les plannings. L'ani-
mateur devra donc surmonter les
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2/
LE DÉROULEMENT DE LA RÉUNION
Les différentes étapes du déroulement d'une réunion sont généralement les suivantes :
• L'ouverture de la réunion.
• Les échanges.
• La clôture des débats.
• L’ouverture de la réunion
–
Validation :
C'est un moment important, surtout si les
-
de la durée de la réunion,
participants ne se connaissent pas. L'anima-
-
des horaires (pauses, heure de fin
teur doit faciliter les premières prises de pa-
de la réunion),
role.
-
des différentes étapes de la pro-
o
Le tour de table
gression.
Si les participants ne se connaissent pas,
ce type de présentation est nécessaire :
• Les échanges
–
il permet d'identifier le statut des dif-
férentes personnes du groupe ;
o
Le rôle de l’animateur
–
il facilite une première prise de parole
–
L'animateur est un arbitre ;
institutionnalisée et permet de dé-
–
Il fait appliquer la discipline dans le
tendre l'atmosphère.
groupe ;
Le tout de table peut cependant être très
–
Il structure la progression du groupe
consommateur de temps : bien anticiper
vers l'objectif grâce à des questions,
l'impact éventuellement négatif de cette
des reformulations, des synthèses ;
technique, en particulier quand les partici-
–
Il régule les tensions interperson-
pants sont nombreux.
nelles dans le groupe.
o
Repérage des contraintes spécifiques
o
Le rôle des participants
pesant sur certains participants (train,
autres rendez-vous, …).
–
Ils acceptent les règles du jeu définies
par l'animateur ;
o
Définition de la règle du jeu
–
Ils participent à l'atteinte des objectifs.
–
L'animateur définit son rôle et celui
des participants pour asseoir sa légiti-
mité ;
•
–
Les participants valident ou nuancent
La clôture des débats
ces propositions.
Le groupe doit se séparer sur des conclu-
sions claires pour tous. Un accord s'est déga-
o
Présentation des objectifs de la réunion
gé, certaines actions sont prévues : il est
et du plan de travail
nécessaire d'en définir les modalités pra-
–
L'animateur vérifie une fois de plus
tiques d'application pour rendre la décision
que l'ensemble du groupe perçoit l'ob-
opérationnelle (plan d’action).
jectif de la même façon, et l'accepte
sans réticence.
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3/
À L’ISSUE DE LA RÉUNION
Deux étapes restent encore à réaliser pour l’animateur :
• La rédaction du compte rendu.
• L'évaluation de la réunion.
• La rédaction du compte rendu
Le compte rendu de la réunion est destiné
Il doit être rédigé le plus rapidement possible,
aux participants et aux personnes intéres-
pour éviter de perdre des informations, pour
sées par les conclusions du groupe. Ce résu-
contribuer à l'application des décisions prises,
mé doit être suffisamment complet et expli-
etc.
cite (une personne qui n'a pas assisté à la
Avant de diffuser le compte rendu, il est par-
réunion doit être capable de saisir la logique
fois nécessaire de le faire valider par les par-
des débats et les fondements de la décision
ticipants (ou par la hiérarchie) qui peuvent
finale). Il doit être court et facile à lire. Ce do-
ainsi, au préalable, le vérifier ou l'amender.
cument est rédigé par l'animateur ou par un
« secrétaire de séance » à partir des points
• L’évaluation de la réunion
reformulés tout au long de la réunion.
Après une réunion, il appartient à l'animateur
Ce document reprend :
de porter un regard critique sur :
– L'ordre du jour,
– sa façon d'animer,
– La liste des participants invités / présents,
– la pertinence de l'(ou les) objectif(s) de la
réunion,
– Le dossier préparatoire,
– la méthode de travail suivie,
– Les différentes étapes de la réflexion,
– le comportement des participants.
– Les solutions possibles évoquées,
– etc.
– La (ou les) solution(s) retenue(s),
Il est souvent intéressant de retenir les cri-
– Le plan d’action / Les modalités pratiques
tiques formulées par les participants pendant
d'application,
ou après la réunion. Ce type d’autoévaluation
– La date (éventuellement) de la prochaine
permet à l'animateur d'améliorer ses perfor-
réunion.
mances et d’aborder la réunion suivante avec
plus de décontraction.
Bibliographie
AMADO Gilles / GUITTET André (2003) – « Dynamique des communications dans les groupes » - Collection U - Ar-
mand COLIN - PARIS.
ANZIEU Didier / MARTIN Jacques-Yves (2007) – « La dynamique des groupes restreints » - PUF - (Collection
Le psychologue) – PARIS.
CHALVIN Dominique (2001).– « Les réunions d'expression des salariés » - Éditions ESF – PARIS.
DEMORY Bernard (1990 )– « Comment animer les réunions de travail en 60 questions » - CHOTARD & Associés
Éditeurs - PARIS.
DOYLE Michaël (1995) – « Réunions mode d'emploi » - Collection BUSINESSMAN - ALBIN MICHEL - PARIS.
GOURGAND Pierre (1993) – « Les techniques de travail en groupe » - PRIVAT éditeur - TOULOUSE.
GUITTET André (2002) – « L'entretien » - Collection U - Armand COLIN - PARIS.
MUCCHIELLI Roger (2007) – « Le travail en équipe » - Éditions ESF - PARIS.
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