Comment préparer et animer une séance de formation

FICHE TECHNIQUE N° 35
COMMENT PRÉPARER ET ANIMER
UNE SÉANCE DE FORMATION
En bref
Vous êtes personne référente dans votre domaine
La présente fiche s’adresse aux formateurs.
La préparation d’une action de formation requiert plu-
et êtes sollicitée par le responsable de formation
sieurs préalables :
du service, ou un chef de projet CIFP, pour vous
• la connaissance du rôle de chaque acteur,
• la compréhension du contexte et des objectifs de la
intégrer dans une action de formation. Pour un
formation,
formateur débutant, se pose la question de sa-
• la définition des objectifs pédagogiques et du con-
voir comment préparer et mettre en œuvre une
tenu de la formation.
action de formation.
Ces préalables clarifiés, le formateur peut mettre au
point son intervention, en définissant notamment les
Les étapes clés se situent au niveau de :
méthodes pédagogiques les plus adaptées au public con-
cerné et aux objectifs, ainsi que les modalités d’éva-
A. La prise de connaissance de la commande
luation des objectifs pédagogiques.
de formation ;
Au début de la formation, le formateur doit mesurer le
degré de motivation des participants et leur niveau de
B. La préparation de votre intervention ;
connaissance.
A la fin de la formation, il s’assure d’un retour sur sa presta-
C. La mise en œuvre de votre intervention ;
tion, aux fins d’amélioration des prestations suivantes.
Pour poursuivre son perfectionnement, un formateur
D. L’évaluation de votre prestation.
même confirmé n’hésitera pas à suivre des
formations à la pédagogie des adultes.
I - L’analyse de la commande de prestation de formation
La phase préalable à la préparation de l’intervention est la compréhension de la commande ; il est donc
souhaitable de rencontrer votre commanditaire afin, d’une part, de prendre connaissance du contexte
et, d’autre part, de clarifier votre mission.
1 - Le contexte général
Enfin, il vous appartient de vous informer au mieux
Votre intervention se situe dans une action glo-
sur le niveau initial des auditeurs : fonctions oc-
bale de formation s’inscrivant elle même dans
cupées, expérience, pré requis. Toutes les infor-
une perspective d’évolution du service.
mations relatives au niveau de départ des parti-
A titre d’exemple, le pilote « sécurité routière »
cipants ne sera pas connu à ce stade : les infor-
dans le département a fixé des objectifs chiffrés
mations définitives ne seront connues qu’au
de diminution de l’accidentologie sur les routes
démarrage de l’intervention proprement dite.
et dans un délai donné.
2 - L’expression du besoin de
Une double action est envisagée :
formation
• Agir sur le comportement des conducteurs
Vous devez cerner ce que l’on attend des sta-
• Améliorer les infrastructures tant en milieu ur-
giaires en sortie de formation.
bain qu’en rase campagne.
Souvent, le besoin en formation est exprimé en
La formation est un des leviers utilisé pour l’ac-
termes de « contenu » du type : « il faudrait que
tion « améliorer les infrastructures » ; l’une d’el-
vous leur fassiez un apport sur les stations de
les concerne le traitement des infrastructures en
pompage ».
rase campagne.
L’ennui, c’est que ce sujet peut se traiter au ni-
L’action de formation est transcrite dans un « pro-
veau CAP ou ingénieur, en ½ journée ou en 1
gramme » décrivant l’architecture générale de l’ac-
mois. Par contre, s’il est dit au formateur qu’« à
tion : calendrier, sujets traités, « séquençage »
l’issue de la formation les stagiaires seront ca-
de l’action en modules, enchaînement des inter-
pables d’identifier les différents éléments d’une
ventions dans les modules, durées, identification
station de pompage (génie civil, matériel élec-
des intervenants : formateurs, animateurs,
tromécanique), leurs fonctionnalités et le mode
conférenciers, …
de fonctionnement de l’ensemble », alors ledit
Il est souhaitable de prendre connaissance de
formateur sait ce que l’on attend de lui.
cet environnement global afin de vous permettre
Le résultat à atteindre en situation profession-
de vous situer, de voir comment se fait l’articula-
nelle est l’objectif de formation exprimé par le
tion avec les autres intervenants, d’éviter les
maître d’ouvrage dans un cahier des charges.
« trous » ou les « redites » : une réunion d’en-
L’objectif de formation s’inscrit dans un objectif
semble de tous les intervenants serait souhaita-
d’évolution de l’organisation.
ble, mais elle est rarement possible.
La Lettre du CEDIP - En lignes n° 35 - juin 2006 - page 1

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Dans le premier exemple cité ci-avant, l’objectif
de réaliser, ce qu’il sera capable de faire à l’issue
de la formation est donc de faire en sorte que
de la formation, en termes de comportement (ex :
les concepteurs soient capables de concevoir,
reconnaître, reformuler, analyser, calculer, com-
en rase campagne, des aménagements de voi-
parer) ;
rie intégrant la sécurité routière.
• définissent les conditions dans lesquelles la
Autre exemple : dans le cadre de la mise en
performance se manifeste ;
service d’une déviation d’agglomération, l’équipe
• définissent le niveau de performance recher-
d’exploitation aura à gérer une station d’exhaure
chée, les critères de performance acceptables,
d’eaux pluviales prévue dans le cadre de la loi
les moyens d’évaluer cette performance.
sur l’eau. Or, il s’agit d’une tâche nouvelle pour
Les objectifs pédagogiques sont expliqués, affi-
l’équipe, tâche pour laquelle les compétences
nés, éventuellement ajustés à la marge après
sont inexistantes : la réponse formation est
échanges avec le commanditaire.
adaptée à l’acquisition des connaissances
requises.
b) La définition du contenu de l’intervention
• Le contenu
Objectif de formation : être en mesure de faire
Les objectifs pédagogiques étant clarifiés, il vous
fonctionner l’installation, de procéder aux opé-
appartient de définir le contenu de votre interven-
rations de maintenance, de prévenir les pannes,
tion laquelle est validée par votre commanditaire.
de réparer le matériel dans les cas courants.
Ce dernier peut être amené à cadrer ce contenu
Le cadre défini, le contenu de votre intervention
en vous communiquant, par exemple, les textes
peut être examiné d’une manière précise.
de doctrine à prendre en compte.
• Les modalités pédagogiques (cf § II 2)
3 - L’expression de la commande
Il vous appartient de définir les modalités péda-
a) Les objectifs pédagogiques
gogiques que vous mettrez en œuvre. Cependant,
Chaque objectif de formation est décliné en ob-
le responsable de formation peut formuler des
jectifs pédagogiques lesquels définissent les
exigences dans ce domaine et sera vigilant sur
capacités que le formé aura acquises à l’issue
la façon dont la transmission des informations
de l’action de formation. Les objectifs pédago-
sera faite.
giques servent à construire l’action de forma-
c) La formalisation de la commande d’inter-
tion et à évaluer les acquis pédagogiques.
vention
Pour reprendre l’exemple sur la formation
A l’issue de ces échanges vous devriez être des-
sécurité routière, les objectifs pédago-
tinataire d’un document de cadrage définissant :
giques pourraient être :
• Le thème de votre intervention ;
- Énumérer les critères de lisibilité d’une voie,
• L’objectif de formation ;
en rase campagne, du point de vue de l’usa-
• Les objectifs pédagogiques ;
ger ;
• Le contenu ;
- Repérer les facteurs d’insécurité routière en
• Les documents de référence à prendre en
rase campagne, à partir d’exemples proposés ;
compte ;
- Savoir appliquer les normes et les règles de
• Les supports pédagogiques à produire ;
l’art, en intégrant le facteur sécurité routière, sur
• Les modalités pédagogiques à mettre en
les études de cas présentées.
œuvre ;
• L’interaction avec les autres intervenants ;
Les objectifs pédagogiques :
• Les conditions matérielles de la réalisation de
• décrivent l’action que le formé sera en mesure
votre intervention.
II - La préparation de votre intervention
Dès réception de la commande, il vous appartient de procéder à la préparation de votre intervention,
préparation qui comporte deux aspects : d’une part la recherche, le tri, l’analyse, l’organisation du
matériau qui constituera le fond et, d’autre part, les modalités de transmission du savoir.
1 - Recherche, tri, analyse, organisation du matériau
Votre intervention peut concerner soit un domaine
Ces situations, surtout la seconde, sont sour-
particulier de votre métier, soit un sujet à appro-
ces d’angoisse pour le formateur.
fondir que vous aurez à présenter à un auditoire.
Dans les deux cas, vous devez maîtriser le
Dans le premier cas, vous rencontrerez des par-
contenu du sujet traité, ce qui ne veut pas dire
ticipants qui pourront en savoir plus que vous
que vous devez tout savoir. Il faut donc avoir la
sur tel ou tel aspect. Dans le second cas, vous
simplicité de reconnaître les limites de votre in-
devez exposé une matière sans en avoir l’expé-
tervention, et d’en faire part au groupe : vous se-
rience pratique.
rez ainsi plus à l’aise avec le thème que vous
traitez et moins sujet à l’angoisse.
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2 - Modalités de transmission
l’apprenant retiendra mieux s’il construit son pro-
a) Les méthodes pédagogiques
pre savoir. Les formés sont mis en situation d’ap-
La maîtrise de la « chose » enseignée est une
prentissage construite sur des cas réels signifi-
condition nécessaire mais non suffisante. La
catifs pour eux.
seconde est le savoir-faire pédagogique.
Exemples :
Classiquement, on dénombre 3 grandes mé-
L’essai CBR ne sera pas simplement présenté,
thodes :
mais aussi réalisé par les participants.
• Les méthodes affirmatives, qui se divisent
L’étude de l’analyse financière d’une entreprise
en méthodes expositives et méthodes démons-
de transport effectuée par les CTT sera faite à
tratives.
partir de cas issus d’une situation d’entreprise
A) Méthodes expositives : les cours magistraux.
(adaptée pour tenir compte du caractère de
Ces dernières ont la réputation d’être faiblement
confidentialité).
efficaces. Cependant, elles permettent de four-
Le formateur sera amené à produire des sup-
nir en peu de temps beaucoup d’informations à
ports pédagogiques et dans bien des cas à utili-
un très grand nombre de personnes. Dans une
ser les TIC comme moyen technique de présen-
telle situation, les apprenants sont conscients
tation. Il convient de souligner que les TIC cons-
que l’exposé ne constitue pas la source défini-
tituent des aides pédagogiques et non une fin.
tive de leur savoir mais plutôt un cadre de réfé-
rence à approfondir.
b) Critères de choix des méthodes pédago-
giques
B) Avec les méthodes démonstratives, le forma-
L’utilisation de l’une ou de l’autre méthode dé-
teur explique, présente un processus.
pend :
L’apprenant est en situation d’observateur mais
- des objectifs poursuivis (sensibilisation ? enri-
n’expérimente pas par lui même.
chissement culturel ? acquisition d’un savoir ?
(Exemple : présentation de l’essai CBR).
maîtrise d’un savoir-faire ?) ;
• Les méthodes interrogatives
- du temps imparti ;
Par un jeu de questions l’apprenant est mis en
- de la dimension du groupe ;
situation d’appropriation d’un savoir.
- de la personnalité de l’intervenant.
Cette méthode est souvent utilisée dans les for-
Dans une même intervention c’est l’ensemble
mations aux sciences humaines.
des méthodes qui peuvent être mise en œuvre,
mais il y a souvent une dominante, définie préci-
• Les méthodes actives
sément par le document de cadrage de votre in-
Les méthodes actives partent du principe que
tervention.
III - Le déroulement de la séance
D’une manière générale, il est indispensable de maintenir une bonne qualité relationnelle entre le
formateur et les auditeurs ; les éléments cités ci après y contribuent :
1 - En début de séance
l’outil MAP INFO que les agents doivent désor-
Les stagiaires s’expriment sur leurs attentes (les-
mais maîtriser ;
quelles conditionnent leurs motivations) et le for-
• Les fonctionnaires de France Télécom doivent
mateur détecte leur niveau de connaissance du
envisager une reconversion professionnelle sou-
sujet.
vent en rupture avec leurs activités passés (par
a) Les motivations des formés
exemple, inspecteur du permis de conduire).
La motivation des participants est liée au rap-
Dans ces cas, l’alternative est de s’adapter ou
port qu’ils ont avec la matière à apprendre : celle-
de ne plus travailler. La motivation est totalement
ci répond souvent à une nécessité, le stagiaire
différente de celle qui consiste à acquérir une
venant rechercher une information, trouver une
qualification nouvelle ou plus élevée favorisant
réponse à sa situation professionnelle, à un pro-
une évolution ou une promotion.
blème concret. Il peut venir aussi par nécessité :
b) Le niveau de départ
Exemples :
Il est très rare que le groupe soit homogène.
• Nécessité de maintenir une qualification : pour
Aussi, est-il important de s’informer sur le ni-
conserver une habilitation, l’autorisation de
veau des disparités pour ajuster le niveau de l’in-
conduire un engin, les agents sont dans l’obli-
tervention et les modalités pédagogiques. Cette
gation d’obtenir le CACES donc de se former
prise d’information se fait dans le cadre du « tour
préalablement ;
de table » de début de séance, mais aussi par
• Pour faire face à l’évolution des pratiques en
des tests.
matière d’aménagement, le service s’est doté de
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2 - Maintenir l’intérêt de l’assistance
a) S’adapter au niveau
b) Adapter les méthodes pédagogiques
Le rythme choisi est en général celui de « la
La difficulté réside dans le maintien de l’intérêt
moyenne », cependant il conviendra de vérifier
des formés.
que tout le monde suit : les tests de contrôle,
Il ressort des évaluations que les adultes n’ap-
les travaux en sous-groupe sont des moyens
prennent que s’ils en ressentent le besoin ; les
souvent utilisés. Il est également conseillé de
méthodes actives construites sur des situations
mettre en commun les connaissances que cer-
à analyser en rapport avec les expériences des
tains apprenants possèdent sur le sujet.
apprenants sont à privilégier.
IV - L’évaluation des acquis pédagogiques
L’évaluation compare un niveau d’arrivée à un niveau de départ. Qu’évalue-t-on et dans quel but ? Qui
doit évaluer et à quel moment ? Comment évaluer et avec quels instruments ? Il y a plusieurs niveaux
d’évaluation :
1 - Les différents niveaux d’éva-
2 - Evaluation des acquis pédago-
luation
giques
- externe à la formation, l’évaluation des effets
Cette évaluation se fait en référence aux objec-
de la formation effectuée par le maître d’ouvrage
tifs pédagogiques, aux comportements obser-
a pour objet de s’assurer que la réponse forma-
vables que l’on a voulu communiquer ; elle est
tion a été une réponse adéquate à l’évolution
interne à la formation, elle se fait pendant l’inter-
envisagée ;
vention et à la fin du cycle.
- à caractère interne, le maître d’œuvre évalue la
Elle peut revêtir plusieurs formes que l’on énu-
satisfaction des stagiaires en termes de répon-
mère ci-après par difficulté croissante de mise
ses à leurs attentes et de qualité de l’interven-
en œuvre :
tion : le formateur est en partie « jugé » sur cette
1. Les questionnaires : les questions à choix
évaluation ;
multiples, les questionnaires à réponse vrai ou
- l’évaluation des acquis pédagogiques réalisée
faux ;
par le formateur.
2. Les exercices ;
3. Les problèmes à résoudre ;
4. Les mini études de cas ;
5. L’analyse d’une situation complexe à partir
d’une situation réelle ;
6. Le projet : préparation d’une action qui se dé-
roulera après la formation.
En conclusion
On aura pu se rendre compte que le métier de formateur occasionnel est un métier difficile et, il ne faut
pas s’y méprendre, consommateur de temps. L’activité formation a un impact réel sur l’emploi du
temps global en termes de :
A) Participation aux réunions de prise de commande, d’harmonisation et de bilan ;
B) De préparation de l’action.
Trois formateurs sur quatre reconnaissent préparer une partie de leurs interventions en dehors de leur
temps de travail (source : évaluation de la formation au ministère de l’équipement 2005).
Les quelques mises au point énumérées ci-avant et concernant les modalités pédagogiques ne suffi-
sent pas ; il est nécessaire pour les candidats formateurs de suivre des stages à la pédagogie des
adultes.
Serge Lelaidier - CEDIP
Voir aussi l’article sur « Le guide du maître d’oeuvre d’une action de formation » dans le présent journal.
La Lettre du CEDIP - En lignes n° 35 - juin 2006 - page 4

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