Outils de gestion de projets : Outils d'organisation

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OUTILS DE GESTION DE PROJETS :
Outils d’organisation
Mise à jour du 9 novembre 2010
Rémi Bachelet
La version la plus récente de ce

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gestion de projet

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Rémi Bachelet
Utilisation ou copie interdites sans citation
Rémi BACHELET – Ecole Centrale de Lille
10 novembre 2010
2 2

Objectifs
Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les
bases des outils de projet permettant :
1.
D’animer les réunions :
–
Mettre en œuvre le PDCA
–
Bien organiser les réunions : ordre du jour, compte-rendu
2.
Représenter et planifier un projet en mettant en œuvre :
–
Des bases d’analyse fonctionnelle
–
Le diagramme des travaux
–
Le diagramme des responsabilités et la matrice RACI
–
Le PERT, le planning de Gantt
3.
Piloter un projet en utilisant :
–
Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc..
–
Une matrice de décision
Rémi Bachelet
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10 novembre 2010
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Chapitre 1/6
Animer un projet
1. Organiser des réunions efficaces
– Objectifs
– Le PDCA
2. Quatre types de réunions

Rémi Bachelet
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10 novembre 2010
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Des réunions utiles ?
Une réunion coûte cher  coût = salaire horaires X nombre de participants + ..
En France, on a souvent la réunionite…

1.
La réunion va t-elle se dérouler ?
– Fixer une date ni trop tôt ni trop tard. Idéalement proposer 4 créneaux trois semaines
avant la date prévue.
2.
….avec les bons participants ?
– Les personnes présentes sont-elles les bonnes ? Ex « assommer » un hiérarchique en
transformant une réunion d’avancement en réunion technique, faire une réunion sans
savoir précisément ce que l’on attend des participants, vouloir entériner une décision …
sans le décideur.
3.
Pourquoi investit-on du temps ?
– Fixer les objectifs de la réunion : ordre du jour + tour de table des sujets avant de
commencer
4.
Deux rôles à tenir
– L’animateur est le garant de l’efficacité / temps et de l’ordre du jour
– Le secrétaire rédige et envoie le compte-rendu
5.
Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ?
– Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’action précis
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5

Qu’est-ce qu’un bon objectif ?

On n’impose pas un objectif à quelqu’un,
CAMERA
on le discute (ou idéalement c’est la
personne ou le groupe qui propose
– Cadré (spécifique, précis, défini)
l’objectif qu’elle souhaite atteindre).
– Approuvé, consensuel
–

Pas « diminuer l’absentéisme »
Mesurable, critère de validation donné
mais « réduire l’absentéisme de
– Échéance précise dans le temps, daté
15% ».
– Réaliste, faisable..
Ne demandez pas
–
« d’être moins fermé » mais proposez « prendre la
.. mais Ambitieux
responsabilité de tel travail collectif ou d’animer

tel type de réunion »

Trop facile, un objectif n’est pas stimulant.
En anglais SMART
–
Trop difficile, risque de se décourager.
Stretching,
– Measurable,
– Agreed-upon,
– Realistic,
– Time-Framed
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Cycle d’action : le PDCA
Version française :
• Préparer
• Dérouler
• Contrôler
• Ancrer
Le PDCA peut aussi être un tableau qui donne en ligne
les résultats attendus en colonne les actions à engager , la
preuve qu'elles ont été faites et que les actions ont bien
produit l'effet souhaité.
Rémi Bachelet
Utilisation ou copie interdite
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4 types de réunions (1/2)
1. Réunion de travail/technique
– Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes du
domaine, client…
– But : approfondir des points précis
– Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs
– Durée : peut prendre du temps !

2. Réunion de chantier
– Participants : Avec les encadrants, le comité de pilotage
– But : présenter l'avancement
– Séquences : ordre du jour, présentation, questions, (délibération), bilan
– Durée : jamais plus d’une heure

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4 types de réunions (2/2)
2 objectifs
Contrôle : Le travail étant réparti au sein de différents pôles,
3. Réunion interne
chacun présente ses avancées au groupe et valide ses
objectifs de la semaine.
– Participants : toute l’équipe-projet
Entraide : En cas de blocage, la réunion permet d'exprimer le
– But : suivre l’avancement
p
roblème et l'ensemble du groupe cherche à résoudre la
situation.
– Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs
4. Stand-up meeting
2 fois par semaine - le lundi et le jeudi, les 7 membres du
–
groupe projet se rencontrent à la pause de 10h pour discuter
Participants : membres disponibles
de leur avancement et de leurs blocages
– But : faire un point rapide
– Séquences : tour de table, traitement point par point, objectifs
– Durée : très courte !

Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu pour
formaliser ce qu’il y a à faire
– plus ou moins développé (stand-up meeting = « CR light »)
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Chapitre 2/6
Le compte rendu
1. Contenu
– Informations, décisions, actions
– Modèles de comptes rendus
2. Conseils

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Le compte-
rendu
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Modèles de compte-rendu
• En texte .doc et Google Docs.
• En mind map au format Freemind, en flash, sur Mindmeister
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Le compte-rendu : Les « plus »

• La cohérence : Le modèle de CR est standard
• Le détail des objectifs :
• En plus du pilote /action /délai, le tableau d’objectifs précise :
– Le moyen de validation de chaque objectif (le livrable)
– Quelle est la personne qui valide (différente du responsable de l’action)
• Le suivi : Commencer par la validation des objectifs du CR
précédent.
• La rapidité d’action : Le compte-rendu est envoyé aux
participants et aux absents sous 48h.
– L’approbation est demandée.. par défaut (si nécessaire, merci de bien
vouloir amender avant le XX/XX)
Rémi Bachelet
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mags cita
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Chapitre 3/6
Cadrer le projet
En mettant en œuvre…
1. L’analyse fonctionnelle
– Diagramme fonctionnel : SADT, FAST,
2. Diagrammes des travaux / des responsabilités
– WBS/OBS
– La matrice RACI

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Représenter et planifier un projet c’est …
1. Définir l’objectif à atteindre (un produit à fabriquer)
2. Le décomposer en sous-parties
– Le diagramme fonctionnel
3. Définir les étapes pour le réaliser
– Le diagramme des travaux (WBS), des responsabilités (OBS/RACI)
– Le PERT
– Le GANTT
4. Préciser les moyens
– Le budget
5. Inventorier et gérer les risques

À toutes ces étapes on peut utiliser les outils des méthodes de résolutions
de problèmes, notamment le brainstorming
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Définir l’objectif à atteindre
C’est l’objet des méthodes de conception

• On représente d’abord l’objet en termes fonctionnels ..
– Diagramme fonctionnel = Analyse fonctionnelle externe
« en termes fonctionnels » signifie en évitant de parler de
solutions techniques.
L’analyse fonctionnelle étudie le besoin, elle permet d’obtenir le Cahier des
charges fonctionnel (CdCF) qui doit être validé par le client.

• .. Puis, une fois le besoin validé
– Analyse fonctionnelle interne
– AMDEC
– Analyse de la valeur
– Plans, CAO …
Rémi Bachelet
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Diagramme fonctionnel basique
Rémi Bachelet
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Diagramme fonctionnel FAST
Diagramme FAST du système de séparation des étages du nano-lanceur :
Commander la
Séparer les étages
séparation
Gérer le choc
Effectuer la séparation
Ecarter les deux morceaux
après la séparation

Gérer
Protéger contre la température
l'environnement
Protéger contre la pression
extérieur

Récupérer les débris
Gérer les débris
Eviter un trop grand nombre de débris
Contrôler l'effectuation
de la tâche
temps
Rémi Bachelet
Utilisation ou copie interdites san
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Diagramme fonctionnel SADT

Rémi Bachelet
Source de l’image: Util
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Diagrammes UML : de cas d'utilisation, de séquence,
d'activités (processus métiers et processus applicatifs)
Rémi Bachelet
Source Util
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Diagramme fonctionnel : « pieuvre »
Pour en savoir plus :
• Guide « Comment réaliser une analyse fonctionnelle »
Guide de base , Guide avec un exemple d’application + autres documents http://rb.ec-lille.fr
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Décomposer les tâches : diagramme des
travaux (WBS – Work Breakdown Structure)
Lot de travail
Faire un découpage des lots, approprié
• trop simple : on oublie des éléments importants
• trop détaillé : ingérable / perte de temps
Rémi Bachelet
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Diagramme des travaux /WBS
Conseil : pour un projet de 6 personnes, se limiter 10-15 lots
équilibrés en terme de charge
Rémi Bachelet
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Diagramme des responsabilités (OBS –
Organization Breakdown Structure)
Rémi Bachelet
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AGE 09- 25
11

Du WBS à l'OBS : la matrice RACI
Dans le diagramme des tâches,
Tous les lots doivent être affectés à un responsable
des lots ont été définis
par une matrice RACI
Lot 1
Ale
B
Cl
Didier
P
Lot 5
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DS
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ire

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Lot 6
Lot 2
Lot 1
Lots technique A
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A
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Projet
XXX
Lot 7
Lot technique B
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Lot 3
Lot 2
Lot technique C
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Lot 8
Lot 3
Lot technique D
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Lot 4
Lot 9
Lot technique E
R
A
I
I
Lots techniques
Lots de gestion de
Lot technique F
A
R
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projet
Lot 4
Lot de gestion G
R A
C
Lot 5
Lot de gestion H
A
R
R
C
Matrice RACI
Lot de gestion I
A R C
R = Réalisation, tâche
Lot 6
Lot de gestion J
R A
C
A = Approbation, lead
Lot 7
Lot de gestion K
R
A
C
C = Consultation, avant
Lot 8
Lot de gestion L
R
A C
I = Information, après
Lot 9
Lot de gestion M
A
R
C
Rémi Bachelet
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Chapitre 4/6
Planifier un projet
1. Le PERT
– Dates au plus tôt, dates au plus tard, chemin critique
2. Le GANTT

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Le diagramme PERT
• PERT = Program Evaluation and Review Technique
(« Technique d’élaboration et de mise à jour de programme »)
• Outil développé pour la marine américaine en 1957
– Le délai initial du programme Polaris était de 7 ans, l’application du
PERT aurait permis de le réduire à 4 ans…

Rémi Bachelet
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Calculer un PERT
marge libre = délai
de retard à la mise
Quel est son intérêt ?
en route d'une tâche
Au plus
tôt!
Dates au plus tôt 
Dates au plus tard
Le chemin critique est
le chemin où …
date au plus tôt = date au
Au plus
plus tard. …
tard !
http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule
Rémi Bachelet
Utilisation ou copie interdites sans citation
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Organiser les tâches, déterminer le
chemin critique.. PERT
Quel est son intérêt ? …
.. un retard sur le
chemin critique retarde
la date de fin du projet
.. Accélérer le chemin
critique permet de
terminer le projet plus
vite
Dates au plus tôt 
Dates au plus tard
Le chemin critique est
le chemin où …
date au plus tôt = date au
plus tard. …
http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule
Rémi Bachelet
Utilisation ou copie interdites sans citation
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Établir les priorités, planifier..
PERT
Quelle est l’étape la
plus importante du
projet ?
Quelles sont les
périodes les plus
chargées ?
Rémi Bachelet
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Imag ti
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source
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Le diagramme de Gantt
Développé par Henry L. Gantt, ingénieur américain, vers 1910
– Calendrier de réalisation d'un projet
– Visualiser l’ensemble du projet
• Lots de travail (ou groupe de lots)
• Réunions
– Identifier les marges existantes sur certaines tâches,
– Piloter le projet

Image : Wikimedia Commons
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Calendrier d’un projet : Gantt
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Image : source sur http://www.conduitedeprojet.info
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Exemple de Gantt

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source
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Rémi Bachelet
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Chapitre 5/6
Conception d’ensemble
du projet
1. Récapitulation des outils de projet
– Questions à résoudre
– Enchainement des outils
2. Le budget

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Concevoir un projet, c’est résoudre une série de
questions en suivant un ordre rigoureux
1.
Définir ce qui est demandé :
Quelles sont les fonctions à réaliser, les contraintes ?

2.
Lister les tâches
Qu’est-ce qui doit être fait ? Comment découper le projet en lots ?

3.
Établir les responsabilités
Qui coordonne, réalise et valide chaque tâche ?

4.
Évaluer la durée et l’ordre des taches
Combien de temps faut-il pour faire … ? Dans quel ordre doit-on procéder ?

5.
Prendre en compte les ressources et contraintes
Quelles sont les ressources disponibles/nécessaires (compétence + temps) ?
Rémi Bachelet
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Les outils de conception/planification de projet
s’enchainent rigoureusement
1.
Poser les bases de ce qui est demandé :
Analyse fonctionnelle, diagramme fonctionnel

2.
Analyse fonctionnelle + opérations nécessaires à la réalisation
WBS (diagramme des travaux)

3.
Diagramme des travaux + qui fait/coordonne quoi
OBS/matrice RACI (diagramme des responsabilités)

4.
Diagramme des responsabilités + durée et ordre de succession des tâches
PERT

5.
PERT + ressources disponibles
Gantt (calendrier du projet)

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Définir et gérer les moyens: le budget

3 types de ressources
•
Ressources humaines, personnel
•
Mise à disposition de locaux, de
machines, dons en nature …
•
Argent

Sert à
•
Évaluer la faisabilité
•
Demander des financements
•
Suivre l’avancement (% dépensé)
•
.. rendre des comptes
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Exemple de budget

Rémi Bachelet
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source
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Le budget est aussi un instrument de suivi
Tenir à jour un
journal des dépenses..
… dès le lancement
du projet
Rémi Bachelet
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Chapitre 6/6
Piloter un projet
1. Piloter c’est jalonner… et mettre à jour
2. Les outils de pilotage :
– Le tableau d’indicateurs
– La gestion des risques
– La matrice de décision
Rémi Bachelet
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Le pilotage ... une mise à jour ?
Piloter un projet c’est vérifier qu’on est sur la
bonne trajectoire vers le livrable final

Deux prérequis :
1.
Des livrables intermédiaires
2.
Des jalons : réunions de validation à la fin des
lots importants.

• Suivre l’avancement grâce aux outils utilisés lors de la conception de projet
– CdC
– WBS
– OBS/RACI
– PERT
– Planning Gantt
– Budget

•
Si on a un problème, on retravaille avec les outils de conception de projet
•
Mais le mieux c’est d’intervenir avant d’être en difficulté… trois outils le permettent..
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10 novembre 2010
source
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Les indicateurs
Voir formation « évaluation de projet »
Rémi Bachelet
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Imag ti
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10 novembre 2010
source
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Définir / prioriser / suivre les risques
Voir formation « gestion des risques »
Rémi Bachelet
Utilisation ou copie interdites sans cita
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10 novembre 2010
source
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Faire les bons choix

Rémi Bachelet
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Matrice de décision
Voir formation « brainstorming »
Rémi Bachelet
Source http://www.rosyth.m Util
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Conclusion
1. Retour sur les objectifs
2. Outils logiciels
3. Quelques conseils
– Matérialiser le projet
– Trouver l’équilibre entre gestion de projet et réalisation
– Revenir systématiquement sur les écarts
4. Carte conceptuelle du chapitre 2
– L’animation de réunions

Rémi Bachelet
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Objectifs
Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les
bases des outils de projet permettant :
1.
D’animer les réunions :
–
Mettre en œuvre le PDCA
–
Bien organiser les réunions : ordre du jour, compte-rendu
2.
Représenter et planifier un projet en mettant en œuvre :
–
L’analyse fonctionnelle
–
Le diagramme des travaux
–
Le diagramme des responsabilités et la matrice RACI
–
Le PERT, le planning de Gantt
3.
Piloter un projet en utilisant :
–
Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc..
–
Une matrice de décision
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Logiciels de gestion de projet gratuits
• La plupart des outils de projet : comptes-rendu, matrice RACI, budget
ne demandent pas d’outil logiciel spécifiques, vous pouvez utiliser un
traitement de texte ou un tableur, comme ceux proposés par Open Office.
• Pour les diagrammes fonctionnels, on pourra utiliser Visual
Understanding Environment (VUE) :
C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en français
Téléchargeable directement ici.
Document-type proposé : amorce de Diagramme d'environnement
• Pour les WBS et OBS, on pourra utiliser Freeplane :
C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en français
Téléchargeable directement ici.
Documents-types proposés : 3 diagrammes - fonctionnel, OBS, WBS
• Pour les PERT et Gantt, les meilleurs logiciels sont payants, mais on peut
commencer en utilisant GanttProject
C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en français
Permet de créer des diagrammes de Gantt et des réseaux PERT, calcul du chemin
critique.
Voici une vidéo d'introduction à GanttProject
Rémi Bachelet
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Matérialiser le projet….
Aide à penser un objectif lointain et à se réunir autour d'un
projet commun
– Lancement de projet
• Nom du projet, logo, plaquette
– Montage/conception de projet
• Croquis, maquette
– Conduite de projet
• Prototypes, démonstrateurs…

Garder toute la documentation du projet dans un classeur de
projet amené à toutes les réunions.

Rémi Bachelet
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Gérer ou réaliser : trouver l’équilibre
Réaliser un projet, c’est avant
tout faire…, mais c’est aussi
• Concevoir
• Organiser et planifier
• Rendre compte
• Contrôler
• ..

Il faut trouver le juste équilibre entre les tâches de management de
projet et celles de réalisation

Rémi Bachelet
Utilisation ou copie interdite
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Pilotage : revenir systématiquement sur les
écarts
..pour les comprendre
• Principe de base : être honnête
• Chercher la cause …
– … et pas le bouc émissaire
• Temps insuffisant,
• Manque de compétence,
• Outils non adaptés
• Pas de suivi, faible motivation
• Objectifs pas CAMERA / SMART
• Positiver "ce qui a été fait" + Replanifier de manière plus réaliste
Découpage en livrables intermédiaires plus simples, résolution des problèmes
détectés..
..objectif non atteint + cause non analysée =
L'analyse des écarts et la base du pilotage de projet
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Rémi Bachelet
Utilisation ou copie interdites sans citation
10 novembre 2010
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L’animation de réunions : une carte
conceptuelle
Thomas Briand
Rémi Bachelet
Utilisation ou copie interdites sans citation
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Questions ?

Rémi Bachelet
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10 novembre 2010
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Rémi BACHELET

Enseignant-chercheur,
Ecole Centrale de Lille

Mon CV est disponible http://rb.ec-lille.fr

Mes principaux cours à Centrale
Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données,
prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de
résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki,
formation au coaching pédagogique et à l'encadrement
Rémi Bachelet
Utilisation ou copie interdites sans citation
10 novembre 2010
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Mes autres cours :

•
en vidéo :
–
Comment animer un Brainstorming, analyse stratégique des projets, Fondamentaux de la gestion
de projet et Animation d’équipe-projet et motivation, utiliser les cartes conceptuelles, évaluer la
valeur actuelle nette d’un investissement ou d’un projet.
•
en diapositives animées :
–
Fondamentaux de la gestion de projet
–
Les bases des outils d'organisation projet
–
Groupware et outils informatiques de gestion de projets
–
Introduction à l'analyse stratégique en management de projet
–
et 4 topos de Méthodes de Résolution de Problèmes
–
Cours d'analyse fonctionnelle
–
Introduction à la gestion des risques
–
Démarche de gestion des risques et plan de prévention
•
Enfin, voici des cartes conceptuelles résumant certaines de ces
formations


Cours de finance de marché

Autres cours de sociologie des organisations

cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes

cours de référencement / SEO

Wikipédia en tant que système de gestion des connaissances

Rémi Bachelet
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10 novembre 2010
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