Initiation à la comptabilité

Bertrand LEMAIRE
http://www.bertrandlemaire.com
Initiation à la
Comptabilité
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interdit, sans autorisation expresse, de réaliser des travaux dérivés ou d’en supprimer les
revendications de propriété intellectuelle.
Table des matières
1.QUELQUES MOTS D’INTRODUCTION........................................................................................................2
1.1LIMITES DE CE DOCUMENT......................................................................................................................................2
1.2LES DIFFÉRENTES SORTES DE COMPTABILITÉ...............................................................................................................2
2.BILAN ET RÉSULTAT.......................................................................................................................................3
2.1LE BILAN ET LE RÉSULTAT.................................................................................................................................... 3
2.1.1Définitions.................................................................................................................................................3
2.1.2Pourquoi actif et passif sont-ils toujours équilibrés ?..............................................................................3
2.2LE PLAN COMPTABLE........................................................................................................................................... 4
2.2.1Les Classes................................................................................................................................................4
2.2.2L’Arborescence des comptes.................................................................................................................... 4
2.2.3Principe de la comptabilité en partie double........................................................................................... 5
3.LE RÉSULTAT, LE BÉNÉFICE, LE DÉFICIT ..............................................................................................6
3.1DÉFINITION.......................................................................................................................................................... 6
3.2COMPTABILITÉ DE FIN D’EXERCICE...........................................................................................................................6
4.LA TVA ................................................................................................................................................................7
5.LES SALAIRES .................................................................................................................................................. 9
6.NOTIONS PLUS AVANCÉES......................................................................................................................... 10
6.1AMORTISSEMENTS, PROVISIONS..............................................................................................................................10
6.2CHARGES ET PRODUITS CONSTATÉS D’AVANCE......................................................................................................... 11

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C o m p t a b i l i t é ( i n i t i a t i o n )
1.Quelques mots d’introduction
1.1Li
mites de ce document
Cette rapide présentation vise à faire comprendre l’essentiel des concepts comptables,
par exemple pour pouvoir parler avec un comptable dans le cadre de son travail. Les
explications sont ici simplifiées au maximum et il convient donc de se reporter à un cours plus
complet pour réaliser une véritable comptabilité d’entreprise. Les principes expliqués peuvent
suffire cependant pour réaliser une comptabilité dans une petite association.
1.2L
es différentes sortes de comptabilité
La comptabilité des entreprises (dite comptabilité d’engagements) est plus complète (et
donc plus complexe) que la comptabilité des particuliers et des petites associations (dite de
caisse).
Dans une comptabilité de caisse, on se contente d’enregistrer les recettes effectives et
les dépenses effectives, la différence des deux constituant un bénéfice ou une perte. Elle ne
permet donc pas d’avoir une connaissance de la situation globale d’une entité puisqu’elle
évacue des éléments très importants tels que dettes et créances mais aussi patrimoine.
Dans une comptabilité d’engagement (telle que celle du Plan Comptable Général), on
enregistrera tous les éléments du patrimoine (Bilan) et de son évolution (Résultat), y
comprises les créances et les dettes qui, par définition, n’ont pas encore été encaissées.
Dans les deux cas, la comptabilité vise à enregistrer des faits justifiés par des pièces
comptables (preuves de la réalité de ces faits : factures…). Il ne faut donc aucune imagination,
aucune créativité, pour être comptable. Au contraire, de telles dispositions sont souvent des
handicaps… Avant de commencer une comptabilité, il faut bien sûr choisir entre l’un et
l’autre. Et ne plus changer d’idée avant le changement d’exercice comptable.
Nous ne nous occuperons ici que de la comptabilité d’engagement.
Une autre distinction est à faire : la comptabilité générale et la comptabilité analytique.
La comptabilité générale est par nature. Il y a un compte pour les achats alimentaires, un
compte pour ceux de carburant, etc… Elle est strictement obligatoire pour toutes les
entreprises.
La comptabilité analytique est une comptabilité par finalités (emplois, utilisations). Il y
a un compte (on parle souvent de poste analytique) pour ce qui concerne telle ligne de
produits (tous achats et toutes ventes le concernant directement ou indirectement), telle type
d’activité… Elle n’est pas strictement obligatoire dans la plupart des entreprises. Mais elle est
très utile pour savoir si la production d’un bien ou d’un service (par exemple) est rentable ou
non…
Les deux se complètent et sont généralement effectuées conjointement.
Nous ne nous occuperons ici que de la comptabilité générale.
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C o m p t a b i l i t é ( i n i t i a t i o n )
2.Bilan et résultat
2.1L
e Bilan et le Résultat
2.1.1Définitions
BILAN
RÉSULTAT
État du patrimoine (possessions) d’un
Différence entre ce que l’on a gagné et ce que
individu ou d’une entreprise à un moment
l’on a perdu sur une période de temps (un an
donné (en fin d’année par exemple)
en général)
ACTIF
PASSIF
PRODUITS
CHARGES
Ce à quoi on utilise
Ce dont on dispose
Ce que l’on a gagné
Ce que l’on a perdu
ses biens (= les
(Ressources) :
(recettes, gains de
(dépenses, pertes de
emplois de ces
valeur sur le
valeur sur le
biens) :
patrimoine…)
patrimoine…)
- Investissements
- Résultat (positif)*
Produits - Charges = Résultat
- Dépôts en banque
- Capital
- Stocks
- Reports des résultats
- Créances de TVA ... précédents
- Emprunts et dettes
dont TVA à décaisser
* Normalement, le résultat s’indique dans le passif, qu’il soit positif (bénéficiaire) ou
négatif (déficitaire). Pour certains, un résultat déficitaire doit être placé dans l’actif (attention :
dans ce cas, son signe est positif : il s’ajoute au reste des « emplois »).
2.1.2Pourquoi actif et passif sont-ils toujours équilibrés ?
On ne peut utiliser que ce que l’on possède et tout ce que l’on possède est
nécessairement utilisé…
« Posséder » est ici employé au sens large puisque cela inclus les dettes et les créances.
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C o m p t a b i l i t é ( i n i t i a t i o n )
2.2L
e Plan Comptable
Un plan comptable complet s’achète dans toute bonne librairie. Il est, en France,
précisément réglementé. Certaines professions utilisent des plans comptables particuliers à
titre obligatoire (banques…).
2.2.1Les Classes
Le Plan Comptable se divise en 9 classes :
 1 : Capitaux
 2 : Immobilisations
 3 : Stocks
Comptes de Bilan
 4 : Tiers
 5 : Finances
 6 : Charges (achats par exemple)
Comptes de Résultat
 7 : Produits (ventes par exemple)
(reventilés dans le compte 12 (Résultat) en fin
d’exercice comptable)
 8 : Comptes spéciaux
Hors Bilan
 9 : Comptes analytiques d’exploitation
(Ne seront pas étudiés ici)
2.2.2L’Arborescence des comptes
Chaque compte est divisé en sous-comptes, lui même redivisé en sous-sous-comptes,
etc... Pour identifier un sous-compte rattaché à un compte, on créé un numéro issu de celui du
compte-père auquel on ajoute un chiffre. Par exemple le compte 311 appartient au compte 31
qui lui-même appartient à la classe 3.
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2.2.3Principe de la comptabilité en partie double
Dans une comptabilité de caisse, on se contente d’enregistrer les recettes effectives et
les dépenses effectives, la différence des deux constituant un bénéfice ou une perte.
Dans une comptabilité d’engagement (telle que celle du Plan Comptable Général), on
enregistrera tous les éléments du patrimoine (Bilan) et de son évolution (Résultat), y
comprises les créances et les dettes qui, par définition, n’ont pas encore été encaissées.
Le Bilan étant toujours équilibré (Cf. plus haut), une écriture comptable sera toujours,
elle aussi équilibrée : c’est le principe de la comptabilité en partie double. Toutes les
opérations réalisées au crédit (en plus) d’un compte seront réalisées en débit (en moins) d’un
autre compte. La somme des opérations sur une écriture comptable sera donc toujours nulle
(égale à 0).
Exemple : Payons une addition dans un restaurant avec un chèque.
Date
Compte
Libellé
Débit
Crédit
51211
Société Générale
250,00
62511
Restaurant
250,00
Nous pouvons voir tout de suite quelque chose d’étonnant pour un individu ordinaire :
nous nous appauvrissons (nous payons le restaurant) et le compte Banque est crédité ! C’est
une des conséquences de la comptabilité en partie double. (REMARQUE : un Relevé de
compte bancaire, émis par la Banque, présente non pas le compte du titulaire mais le compte
appartenant à la Banque et concernant le titulaire.) Les comptes d’Actif (au Bilan) seront
crédités lorsque la personne s’appauvrit tandis qu’ils seront débités au Passif dans la même
situation. Inversement, l’Actif sera débité en cas d’enrichissement et le passif crédité dans le
même cas.
Les charges seront débitées des comptes de classe 6 et les produits crédités des comptes
classe 7.
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3.Le résultat, le bénéfice, le déficit
3.1D
éfinition
Le RÉSULTAT est issu de la somme de tous les gains de l'entreprise moins toutes ses
charges. Il peut être positif : l'entreprise gagne alors de l'argent (elle fait du bénéfice, elle est
bénéficiaire). Il peut être négatif (les gains sont inférieurs aux charges) : l'entreprise perd alors
de l'argent, elle a un déficit, elle est déficitaire. On peut donc calculer un résultat sur
l'ensemble de l'activité de l'entreprise : c'est ce qui vient d'être fait.
On peut aussi calculer des résultats partiels (comptabilité analytique) : sur une partie de
l'activité de l'entreprise, par exemple sur une vente d'un produit. On calculera alors tout ce
qu'a coûté ce produit pour être fabriqué : les frais de fabrication. Le résultat de la vente de ce
produit sera donc égal au prix de vente moins les frais de fabrication. Le Bénéfice de la vente
sera aussi ce résultat qu'on appellera également VALEUR AJOUTÉE.
Une entreprise ne dépense pas seulement des frais de fabrication de ce qu'elle vend. Les
frais de fabrication sont nommés Charges Directes car elles sont directement liées à une
fabrication d'un produit. Il existe d'autres frais : les frais de personnel (salaires...), les frais de
chauffage, les frais de publicité... C'est pourquoi une entreprise qui n'a pas le droit de vendre à
perte (de perdre de l'argent sur une vente) peut tout de même, au bout du compte, être
déficitaire.
3.2C
omptabilité de fin d’exercice
En fin d’exercice comptable, un certain nombre d’opérations seront à réaliser. Parmi
celles-ci, notons le basculement de l’ensemble des charges et produits dans le compte Résultat
(12), compte apparaissant au Bilan.
Date
Compte
Libellé
Débit
Crédit
6
Charges
Somme des charges
7
Produits
Somme des produits
Selon les cas :
12
Résultat
Résultat déficitaire
Résultat bénéficiaire
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C o m p t a b i l i t é ( i n i t i a t i o n )
4.La TVA
La Taxe sur la Valeur Ajoutée n'est pas une charge pour l'entreprise !!! En effet, dès que
quelqu'un vend quelque chose de neuf (sauf exceptions), il doit ajouter à son prix la Taxe sur
la Valeur Ajoutée que son client lui paye. Le Taux de TVA varie selon ce qu'il vend : 19,6%
la plupart du temps, 5,5% sur les biens dits "de consommation courante" (alimentation), etc...
Un particulier qui achète un bien neuf paye donc cette TVA sans s'en apercevoir. Pour lui,
c'est une charge, un impôt. L'entreprise, elle, a le droit de récupérer la TVA qu'elle a elle-
même payée à ses fournisseurs. La TVA qu'elle a payée viendra en déduction de la TVA
qu'elle a collectée au profit de l’État auprès de ses clients sur les biens qu'elle a elle-même
vendus. Elle paiera donc à l’État cette différence entre la TVA collectée et la TVA payée
déductible. L'entreprise se comporte donc simplement comme un collecteur d'impôt.
TVA collectée (payée par les clients sur les ventes de l’entreprise)
- TVA déductible (payée par l'entreprise sur ses achats)
= TVA à payer (par l’entreprise au fisc)
TVA collectée - TVA déductible = TVA à décaisser
ATTENTION : pour pouvoir déduire de la TVA, la facture (qui doit donc exister)
d'achat doit distinguer le prix Hors Taxe (prix réel) et la TVA. C'est pourquoi une entreprise
exige toujours une facture avec un montant HT, sinon la TVA deviendrait une charge
supplémentaire puisqu'elle ne serait plus récupérable (comme pour les particuliers). Elle n’est
de toute manière pas récupérable sur un certain nombre de biens (alimentation, carburants
sauf le gasoil des véhicules de livraison...).
Pour voir si vous avez bien compris, justifiez le nom de Taxe sur la Valeur Ajoutée
alors que la TVA est calculée sur les prix.
La TVA récupérable ne constitue donc JAMAIS une charge pour l’entreprise, de même
que la TVA collectée ne constitue JAMAIS un produit. L’entreprise se contente ici de jouer au
Collecteur d’Impôt pour le compte de l’Etat. La TVA déductible et la TVA récupérable
n’apparaîtront donc que dans des comptes de tiers (classe 4) consacrés à l’Etat.
La TVA non-récupérable (alimentation, carburants sauf le gasoil des véhicules de
livraison...) n’est pas enregistrée séparément de l’achat lui-même (hors-taxe) => voir
l’exemple du paiement de la note de restaurant (page 3).
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C o m p t a b i l i t é ( i n i t i a t i o n )
Exemple : Achetons une fourniture avec un chèque et vendons une marchandise payée elle
aussi avec un chèque.
Date
Compte
Libellé
Débit
Crédit
51211
Société Générale
1206,00
602112
Achat de Papier
1000,00
44566
TVA déductible
206,00
51211
Société Générale
12060,00
70123
Vente de supports pédagogiques
10000,00
44571
TVA collectée
2060,00
Exemple : Achetons une fourniture à crédit et vendons une marchandise payée elle aussi à
crédit. Enregistrons ensuite le paiement par chèque.
Date
Compte
Libellé
Débit
Crédit
401115
Papeterie Marcel
1206,00
602112
Achat de Papier
1000,00
44566
TVA déductible
206,00
51211
Société Générale
1206,00
401115
Papeterie Marcel
1206,00
411118
Groupe des Clients Associés
12060,00
70123
Vente de supports de cours sur la comptabilité
10000,00
44571
TVA collectée
2060,00
51211
Société Générale
12060,00
411118
Groupe des Clients Associés
12060,00
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5.Les salaires
Le salaire est ce qui est payé à un salarié (titulaire d'un contrat de travail - Voir cours de
Droit) pour rémunérer son travail.
Les cotisations sociales sont des prélèvements qui ont pour but de financer la sécurité
sociale (Assurance Maladie, ASSEDIC, Retraites, etc...). Il existe des cotisations sociales
patronales (payées en plus du salaire par l'employeur) et salariales (qui viennent en déduction
du salaire brut, payées par le salarié).
Coût du personnel pour l'employeur = salaires bruts + charges patronales
Salaire brut = charges salariales + salaire net
Cotisations
Charges sociales
Cotisations
patronales
patronales
Cotisations
Coût du Personnel
salariales
Salaire net
Salaire net
Salaire brut
(pour l’employeur)
(ce qui est
effectivement versé
au salarié)
Exemple de salaire (taux fantaisistes - Très simplifié) :
Date
Compte
Libellé
Débit
Crédit
431
Sécurité Sociale (part patronale)
1500
421
Rémunérations dues au personnel
10000
6411
Salaire
10000
645
Charges sociales (part patronale)
1500
421
Rémunérations dues au personnel
1000
431
Sécurité Sociale (part salariale)
1000
421
Rémunérations dues au personnel
9000
512
Banque => paiement du salaire net
9000
431
Sécurité Sociale
2500
512
Banque => paiement des charges sociales
2500
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C o m p t a b i l i t é ( i n i t i a t i o n )
6.Notions plus avancées
6.1A
mortissements, provisions
Le système des amortissements et des provisions est probablement celui qui est le plus
mal compris par tous les comptables… et tous ceux qui parlent avec des comptables !
L’objectif est triple :
-
Maintenir dans les comptes la valeur réelle d’un élément de patrimoine et non pas sa
valeur initiale (pour avoir une comptabilité sincère) ;
-
Préparer le remplacement d’un bien lorsqu’il sera « usé » ;
-
Diminuer le résultat pour payer moins d’impôts (point qu’il ne faut pas négliger !).
Pour cela, un bien immobilisé (placé dans les immobilisations) sera amorti (usure
normale, « prévisible ») ou provisionné (usure anormale). D’autres éléments de patrimoine
peuvent être provisionnés, notamment les « créances douteuses » (créances qui ne seront sans
doute jamais recouvrées, par exemple parce que le client concerné a fait faillite).
Dans les deux cas, le principe est le même : on enregistre une charge (la dotation aux
amortissements ou provisions) qui est équilibrée par un compte de provision lié à la nature de
l’élément de patrimoine concerné (par exemple le compte 28182 correspond à
l’amortissement des véhicules enregistrées dans le compte 2182).
Un élément de patrimoine amorti ou provisionné aura donc une valeur initiale (compte
2182 dans l’exemple), un montant cumulé des amortissements/provisions (compte 28182 dans
l’exemple) et une valeur nette comptable (la différence des sommes inscrites dans les deux
comptes précédents), la « vraie valeur » du bien.
Si un élément de patrimoine amorti/provisionné est vendu ou disparaît pour une autre
raison, il faut « faire le ménage » et supprimer tous les éléments s’y rapportant. On
enregistrera alors des « reprises sur provisions/amortissements » qui sont des produits et dont
le but est d’annuler les amortissements/provisions précédemment enregistrés. Comme par
ailleurs la suppression de l’élément de patrimoine est compensée par une charge, une « valeur
nette de l’opération » (positive ou négative) sera dégagée par la différence entre les produits
(reprise sur amortissements/provisions + vente proprement dite si la suppression de l’élément
est lié à une telle opération) et la charge (par exemple : cession d’un élément d’actif, compte
675).
Enfin, précisons que, comme amortissements et provisions ont pour effet de diminuer le
résultat et donc les impôts, leur usage est très réglementé !
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6.2C
harges et produits constatés d’avance
Il existe dans les comptes de tiers (classe 4) deux éléments qui, par leur nom, semblent
ne pas y avoir leur place… Il s’agit des produits (compte 487) et des charges (compte 486)
constatées d’avance. Evidemment, cette première impression est fausse.
Imaginons le cas suivant. Dans une entreprise dont l’exercice va du 1er janvier au 31
décembre, on achète le 1er juillet un abonnement d’un an à un journal. Cet abonnement
s’achèvera le 30 juin de l’année suivante, donc de l’exercice comptable suivant. Au premier
janvier de l’année suivante, il faut bien trouver dans les comptes le fait que l’on a toujours le
droit de recevoir le journal 6 mois (ce droit a une valeur !). Lors de l’achat, on enregistrera
donc une écriture sur trois lignes (hors TVA) : le paiement (ou la dette vis-à-vis du journal si
le paiement est différé), la charge (50% du montant dû dans ce cas) et la charge constatée
d’avance (le solde). Au premier janvier de l’année suivante, on soldera le compte des charges
constatées d’avance par le(s) compte(s) de charges approprié(s).
A l’inverse, pour le journal qui a vendu cet abonnement, il y aura « produit constaté
d’avance » car sur l’exercice suivant il aura toujours une obligation de délivrer un produit,
obligation qui a une valeur.
Ces comptes sont bien des comptes de tiers car ce sont des sortes de créances et de
dettes vis-à-vis de tiers envers qui on a des droits ou des obligations dans le temps.
Normalement, les opérations saisies dans ces comptes ne peuvent pas êtres sujettes à des
remboursements (au contraire des dettes et créances classiques).
Bien sûr, la chose semble ridicule pour un abonnement à un journal. Elle l’est moins
pour des contrats d’assurance, des loyers, etc… voire certains abonnements à des revues très
spécialisées qui sont extrêmement chers !
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