Lettre type fixation des dates de congés

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DIFFICULTES DANS LA FIXATION LES DATES DE CONGES
Avant d’écrire il est en général préférable de discuter avec votre employeur ou votre responsable. Vous pouvez aussi
saisir vos représentants du personnel ou les syndicats présents dans votre entreprise si vous ne souhaitez pas vous exposer
personnellement.
C’est à l’employeur qu’il revient de fixer les dates de départ en congés payés. Il peut notamment
prévoir la fermeture de l’établissement et donc la prise des congés pour tous les salariés au même
moment.
La loi lui impose de consulter les représentants du personnel, mais il n’est pas tenu par leur avis.

L’employeur doit tout de même respecter certaines règles :
• L’employeur peut limiter la période sur laquelle les congés peuvent être pris. Cette période est fixée par
accord collectif (convention collective, accord d’entreprise…) ou à défaut par l’employeur. Elle-ci doit
dans tous les cas comprendre la période du 1er mai au 31 octobre. La période au cours de laquelle les
congés payés peuvent être pris, doit être connue des salariés au moins deux mois avant que celle-ci ne
débute (article D.3141-5 du Code du travail).
• Si les congés sont pris par roulement, l’employeur doit fixer l’ordre des départs. Il doit alors tenir
compte de la situation de famille, de l’ancienneté et de l’éventuelle activité chez un ou plusieurs autres
employeurs (article L.3141-14 du Code du travail). De plus, les conjoints travaillant dans une même
entreprise ont droit à un congé simultané (article L.3141-15 du Code du travail).
• L'ordre des départs en congé doit être communiqué à chaque salarié au moins un mois avant son départ
(article D.3141-6 du Code du travail).
• L'ordre et les dates de départ fixés par l'employeur ne peuvent être modifiés dans le délai d'un mois
avant la date prévue du départ, sauf en cas de circonstances exceptionnelles (article L.3141-16 du Code
du travail).
• Le congé principal de 4 semaines ne peut pas être fractionné sans votre accord. Vous pouvez donc exiger
un congé continu de 4 semaines (L.3141-18 du Code du Travail). Mais c’est toujours l’employeur qui
déterminera les dates de cette prise de congé.
• L’employeur doit prendre ces décisions de bonne foi et doit pouvoir justifier qu’elles sont prises dans
l’intérêt de la société et non pour vous nuire.
• De nombreuses conventions collectives fixent des règles propres à chaque branche. Il est donc
recommandé de les consulter puisqu’elles peuvent prévoir des dispositions plus favorables.
Si l’employeur ne respecte pas ces dispositions, vous êtes en droit de contester sa décision. Il arrive,
par exemple, que certaines circonstances (et un mépris total pour les salariés) amène l’employeur à
fixer les dates de congés du jour au lendemain. Ceci est bien sûr parfaitement illégal. Rappelons que
l’employeur ne peut modifier les dates de congés au dernier moment que si elles ont déjà été fixées
préalablement selon la réglementation et que s’il peut justifier de circonstances exceptionnelles.
Réagir à l’inertie de l’employeur
Si votre employeur ne respecte pas les délais prévus par la réglementation et qu’il n’a toujours pas
donné d’information à l’approche des vacances, nous vous conseillons de prendre les devants et de
faire une demande de congés à votre employeur par courrier recommandé avec accusé de réception.
Cela l’obligera à assumer ses responsabilités et vous permettra de vous prévaloir des dates demandées
s’il n’y répond pas.
CONSEILS PRATIQUES
D’une manière générale, il est conseillé de ne pas régler les questions de congés payés uniquement

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oralement. Un écrit de l’employeur est, bien sûr, la meilleure garantie pour vous. Mais un courrier de
demande sans réponse, ou un courrier confirmant ce qui a été dit oralement peut déjà vous servir en cas
de contestation.

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Vos Nom et Prénom
Nom Entreprise
Adresse
Nom de votre interlocuteur
Poste occupé
Adresse
Lettre recommandée avec AR
A ….., le …...
Nom ou qualité de votre interlocuteur (ex : Mme la directrice),
Par courrier du [date]… par affichage du [date]… lors de notre entretien du [date]… j’ai été informé
de votre intention de fixer mes dates de congés du [date de début et de fin] inclu.
Je vous demande de revenir sur cette décision. En effet, [expliquez ici en quoi l’employeur n’a pas
respecté ses obligations en vous référant aux textes ci-dessus], Exemples :
….mes dates de congés payés doivent m’être communiquées au moins un mois avant mon départ
effectif (article D.3141-6 du Code du travail).
….comme vous le savez j’élève [nombre] enfants et je ne peux prendre mes congés en dehors des
périodes de congés scolaires. Je vous rappelle qu’en application des dispositions de l’article L.3141-14
du Code du travail, vous devez tenir compte de la situation de famille des salariés pour fixer l’ordre
des départs en congés. Or, je constate que des congés ont été accordés à d’autres salariés sur la période
des congés scolaires alors qu’ils n’ont pas de charge de famille.
[Si vous avez fait une demande de congé restée sans réponse et que l’employeur n’a pas respecté les
délais imposés par la loi]
De plus, par courrier du [date] je vous ai fait parvenir une demande dans laquelle je sollicitais des
congés du [date de début et de fin] inclu. Or, vous n’avez pas répondu à cette demande et vous
m’imposez aujourd’hui des congés à la dernière minute.
Comme vous n’avez pas respecté vos obligations, je considère que les dates pour lesquelles j’ai fait ma
demande me sont acquises.
En tout état de cause, si vous maintenez les dates que vous m’avez communiquées comme des jours de
repos, ceux-ci ne pourront en aucun cas être débités sur mon solde de congés payés.
Je vous prie d’agréer, [qualité de votre interlocuteur], l’expression de mes salutations distinguées.
Signature
Attention, veillez à garder un ton neutre. Evitez la polémique. Cela ne peut que vous desservir.
Gardez une copie de tous les courriers que vous envoyez à votre employeur.

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Ils pourront vous servir si vous saisissez le Conseil des Prud’hommes.
Décembre 2010

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